'TAGs' hinzufügen bei Word/Excel/PDF Dokumente

    Hallo alle miteinander


    Seit 2 Tagen nutze ich ein QNAP NAS. Bin also ein Neuling - auch wenn ich schon zu den Ü60 im Forum zähle. Für den Anfang ein TS-433-4G. Später soll es dann ein TS464-8G sein.


    Mein privates Homeoffice ist seit 2011 papierlos. Aktuell sind es rund 6'000 PDF die über die Jahre zusammengekommen sind. Dazu kommt noch die private Korrespondenz aus Dokumenten und Tabellen.


    Eine Ordnerstruktur gibt es bei mir von Anfang an nicht. Pro Jahr gibt es einen Ordner und darin sind alle Dokumente. Größtenteils keine selbsterklärende File-Namen sondern nur Laufnummern. Dieses System bedingt eine Top-Volltextsuche, allenfalls intelligente Ordner und TAGs für den Workflow.


    Bei meinem bisherigen Test, stelle ich fest, dass eine gute Volltextsuche 'Qsirch' vorhanden ist, jedeoch finde ich keine Möglichkeit in der File-Station die Dokumente zu Taggen.


    Frage in die Runde: Gibt es keine Möglichkeit die Dokumente zu taggen?


    Beste Grüsse

    Vielen Dank für Deine Rückmeldung.


    Was Qsirch kann, habe ich verstanden. Ist auch installiert und funktioniert bestens.


    Was ich aber suche, ist einen Möglichkeit, Dokumente innerhalb der FileStation zu 'taggen'.


    Möchte also ein Dokument mit dem 'TAG' - 'OffeneRechnung' beschriften, damit ich über die Suchfunktion den Begriff 'OffeneRechnung' eingeben kann und die entsprechenden Dokumente werden dann aufgelistet.

    Warum denn überhaupt FileStation? Sollte eigentlich nur im Notfall oder zum Kopieren von/zu externen Quellen verwendet werden


    Sonst alles mit Freigeben erledigen..

    Vielen Dank Becker2020


    Tatsächlich habe auch ich im Handbuch oder in den tiefen des Internets nichts gefunden. Offen gesagt finde ich das ein Manko im QNAP Universum.


    Unter Synology-Drive sieht die Verwaltung der Dokumente innerhalb der FileStation mit TAGs dann so aus, wie auf dem beigefügten Photo.


    Rechts sind dies TAGs, von Synology 'Labels' genannt. Diese Labels werden dann auf der linken Seite aufgelistet und so können Dokumente mit den gleichen Labels jeweils abgerufen werden.

    Und warum FileStation verwendet wird ?(Frage wurde ignoriert)


    In der Vergangenheit oft ein Indiz für ein NAS offen im WAN.

    Hallo dolbyman

    Du hast richt. Es ist maximal ein Indiz. Keinesfalls ein Beleg.


    Warum die FileStation benutzt wird ist im Grunde egal. Der eine so, der andere so. Meine Ursprungsfrage dreht sich ums 'Tagging' einzelner Dokumente um die Organisation derselben zu verbessern - was offenbar bei QNAP nicht angeboten wird.

    Hallo EbuSynSyn,


    ich habe auf meinem X86 NAS als Docker Anwendung Sist2 installiert:
    https://github.com/simon987/sist2
    Damit kann man auch Tags verwenden und das Teil ist dank Elasicsearch Engine super schnell!
    Die Installation erfolgt mit einem Docker-Compose Script in der Containerstation. (s.u. als Beispiel)


    Damit man externe Freigaben auf dem NAS indizieren kann, habe zugehörige leere Ordner im Docker Container (per Konsole im Docker Image) angelegt und die Freigaben als Volumes eingebunden.

    Damit kann man dann schnell und gezielt Dateien und Inhalte suchen/finden ^^.
    Zur Docker Administrierung kann ich Portainer empfehlen (auch ein Docker Container).
    Damit hat man mehr Möglichkeiten, als mit der QNAP Containerstation.


    Tschau

    Uwe

    Einmal editiert, zuletzt von uweklatt ()

    uweklatt


    Vielen Dank für den Tipp. Dem werde ich auf jeden Fall noch nachgehen.


    Hätte zwar lieber eine native Unterstützung der Organisation mit TAG‘s aber mal sehen.

    Mit Docker und Containern kenne ich mich einigermassen aus. Portainer ist mir auch geläufig. Das Grundgerüst wäre also mal vorhanden 😀


    Mit Dank und Gruss

    Erich

    Zitat von EbuSynSyn

    Hätte zwar lieber eine native Unterstützung der Organisation mit TAG‘s aber mal sehen.

    Ich bin QNAP Nutzer seit 2015, ursprünglich war auch QSirch eigentlich DIE Killerapplikation für mich damals u.a. Leider hat sich das nie für mich als so praktikabel erwiesen wie gewünscht, auch wenn sich tatsächlich viel getan hat. Mein größter Kritikpunkt an QNAP nativen Apps ist mittlerweile, dass man keinerlei Garantie hat, ob der Aufwand, den man bspw. in eine Kategorisierung o.ä. reinsteckt nicht irgendwann für die Füße ist. Sei es, weil QNAP die App einstellt, weil man bei Umstieg auf ein neues Modell die Daten nicht sinnvoll Ex/Importieren kann oder Qnap einfach ein Premium Abo Modell draus macht über Nacht. Von daher halte ich eine containerisierte Opensource Lösung für was auch immer mittlerweile für am zukunftssichersten. Im Idealfall überlebt sowas auch einen Umstieg von QNAP auf Synology oder auf einen "richtigen" Heimserver. Ohne dass man seine Arbeit wegschmeissen muss. Es hängt wie gesagt sehr vom Aufwand ab, den man reinzustecken gedenkt. Wenn dieser aber erheblich ist, dann sollte man sich zu allererst Gedanken darüber machen, wie man diesen auch sichern und wiederherstellen kann. Bei QSirch mag sich das in Grenzen halten, bei der Photoverwaltung schon weniger.

    Zitat von uweklatt

    https://github.com/simon987/sist2
    Damit kann man auch Tags verwenden und das Teil ist dank Elasicsearch Engine super schnell!

    Wobei QSirch ja auch auf Elasticsearch basiert ... nur von schnell war irgendwie nie was zu spüren ... vielmehr hat QNAP mehrere Jahre gebraucht, um es halbwegs so hinzukriegen, dass es nicht das komplette NAS während der Indizierung blockiert. Was natürlich ein Vorteil von QSirch ist, dass es die Nutzerberechtigungen berücksichtigt und so Suchergebnisse ausblendet, die der angemeldete Nutzer nicht sehen dürfte wegen mangelnder Rechte. Ich weiß nicht , ob Sist2 dafür auch Möglichkeiten bietet, was mich sehr interessieren würde.

    Einmal editiert, zuletzt von nasferatu () aus folgendem Grund: Ein Beitrag von nasferatu mit diesem Beitrag zusammengefügt.

    Bei sist2 kann man individuelle Kombinationen von durchsuchten Freigaben (jeweils ein eigener Index) pro User bzw. Suchseite (Webseite) zusammenstellen.

    Das sollte recht flexibel sein.

    Ich habe das aber bisher nur als einfache Volltexrsuche für alle Dateien verwendet.

    nasferatu


    Vielen Dank für Deine Zeilen. Da sind viele wichtige Punkte drin zu denen ich mir tatsächlich noch Gedanken machen werde.


    Aus Deinen genannten Gründen habe ich meine Dokumentenverwaltung sehr schlank organisiert. Seit 2011. Alles PDF und nur noch ein, maximal 2 Ordner pro Jahr. Und immer OCR drüber gelegt. Sonst finde ich gar nichts, da ich auch die Dokumentennamen durch Laufnummern ersetzt habe. Mindestens bei den etwas zurückliegenden Jahren. Also nur noch Laufnummern verwende. Aber eben. Es kommen noch die TAGS dazu, die mit Mac OS X bestens funktionieren, und auch von Synology-Drive angeboten werden.


    Die TAGS sind aber immer eine Herstellerlösung. Heisst, dass diese in anderen Systemen nicht angezeigt werden. Es sind etwa 10 bis 15 TAGS die ich benötigen würde.


    Die reine PDF-Ablage kann ich jederzeit auf ein anderen System ziehen. Egal ob Linux, Mac oder was auch immer. Anstelle der TAGs könnte ich Ordner verwenden. Dann würde ich aber meine eigenen Philosophie entgegenarbeiten. Hmmm das Leben ist manchmal so was von.... 😀


    QSirch hat mich tatsächlich positiv beeindruckt und die Indizierung war für alle rund 6'000 PDFs nicht störend. Die restlichen Dokumente (docx, xlsx etc.) sind dann gar nicht mehr ins Gewicht gefallen.


    Ich bin erst seit wenigen Tagen mit einem NAS von Qnap unterwegs. Ist aber nicht so, dass ich die eierlegende Wollmilchsau suche... die ist bekanntlich ausgestorben... falls sie wirklich mal gelebt haben sollte