Welches DMS für TS673 und Mac-Infrastruktur

    Hallo zusammen,


    ich möchte mein TS673 mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) aufrüsten. Derzeit sortiere ich die Daten in Ordner und suche mit QSirch. Das ist angesichts der Mengen an Dokumenten aber mühevoll; automatische Sortierung wäre hier hilfreich.


    Ich habe mir einiges angesehen, aber irgendwie bin ich nicht überzeugt von allem was auf QNAP läuft. Vielleicht habt ihr nen Tip.


    Grundanforderungen:

    - in Apple Infrastruktur (Mac, iphone, ipad) gut zu bedienen

    - Ablage der Dokumente so, dass im Falle eines Datenbankcrashes nicht alles sofort weg ist, sondern auch schnell wieder gefunden werden kann (z.B. Ordnerstruktur hinter Datenbank)


    Angesehen hab ich mir:

    1. Paperoffice

    2. LogicalDoc

    3. ecoDMS


    (1) geht nicht mit Mac, (2) und (3) waren irgendwie umständlich zu bedienen und sind oft abgestürzt.


    Womit habt ihr gute Erfahrungen? Die Datenbank soll zentral auf dem QNAP liegen, von außen via VPN erreichbar gemaxcht werden und für den Rest wäre eigentlich eine Browserlösung ideal - dann kann ich egal von welchem Gerät mit der gleichen Oberfläche zugreifen.


    Die Dokumente scanne ich zentral. Eine Trennblattfunktion beim Scannen würde extrem helfen.


    Danke für euere Tips.

    Zitat von Feuerwehr

    ich möchte mein TS673 mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) aufrüsten.

    Das Thema habe ich auch au meiner ToDo-Liste, für ähnliches NAS. Habe also noch keine Erfahrungen damit; und auch keine Mac-Infrastruktur. Da her kann ich Dir keinen Tipp bezüglich der Anwenderfreundlichkeit geben.

    Zitat von Feuerwehr

    Ich habe mir einiges angesehen, aber irgendwie bin ich nicht überzeugt von allem was auf QNAP läuft. Vielleicht habt ihr nen Tip.

    Naja, wenn es als Tip gilt, kann ich noch einige weitere DMS auflisten, von denen ich herausgefunden habe, dass sie auf QNAP NAS laufen:

    Alfresco, SeedDMS, agorum und OpenKM

    Zitat von Feuerwehr

    (2) und (3) waren irgendwie umständlich zu bedienen und sind oft abgestürzt.

    Was meinst Du, mit umständlich zu bedienen? Bezieht sich dies insbesondere auf die Dokumenterfassung und Einstellung ins DMS oder auch auf die Nutzung wie Auffinden, Suchen, Öffnen? Und was für Abstürze hast Du beobachtet? Lagen diese an begrenzten Hardwareresourcen, an Legacyversionen und bekannten Fehlern in den Legacyversionen, oder an was anderem?


    Wenn Du z.B. auf das Repository für QNAP siehst, so findest Du dort unterschiedliche Versionen von LogicalDOC verfügbar. Als ich vor Monaten das letzte Mal darauf geschaut hatte, war ein Teil bereits nach End-of-Support, während eine andere Version im Repository noch in der Supportphase war, aber die vorletzte Version darstellte, nicht die aktuelle.


    Und wenn umständliche Bedienung sich vor Allem auf die Erfassung und Einstellung bezieht, so ist dies zu erwarten für Anwender, die kein richtiges DMS gewohnt sind. Bin ich auch noch nicht. Aber ich meine, verstanden zu haben, welche andersartigen Nutzungskonzepte hinter einem richtigen DMS stecken. Da ist gerade bei größeren Datenbeständen durchaus zu erwarten, dass die Überführung in das DMS einige Zeit in Anspruch nimmt. Ein reiner Import der Dokumente schließt das Einbringen in ein richtiges DMS noch nicht ab. Ein richtiges DMS kann wesentlich mehr als was Du bislang gewohnt bist. Und das hat entsprechend höhere Aufwände für den Import zur Folge, damit anschließend die Nutzung umso einfacher und flexibler verlaufen solle. Ich nenne mal als Beispiele sowas wie Dokumentenstatus, Kategorisierung, Indexierung, Klassifikation, Archivierung, Suche, Dokumenttypen. Die Einführung lässt daher sowohl Aufwände für die Planung und Konfiguration erwarten, die bei Deiner vorherigen Vorgehensweise nicht so umfangreich sein mussten, und auch erst zu einem späteren Zeitpunkt benötigt wurden.

    Nun, die Anforderungen sind eben gewachsen. Konfiguration etc. ist kein Problem. Es soll aber auch bedienerfreundlich für die Anwender sein.


    Das war LogicalDOC nicht und ecoDMS war teilweise auf den Clients extrem langsam. Die Software fürs iphone war unbrauchbar. Mein Favorit wäre Paperoffice gewesen - aber das läuft nur auf Win10 und ich hab keine Lust, extra wegen des DMS ne virtuelle Maschine auf dem Mac nutzen zu müssen, damit Paperoffice läuft.


    Die anderen DMS hab ich mir auch schon angesehen, aber ich bin damit aus verschiedenen Gründen nicht wirklich weitergekommen. Ich wills nämlich nicht nur draufmachen, sondern es soll auch beständig - idealerweise in den jeweils aktuellen Versionen - laufen.

    Ich nutze seit einigen Jahren Ecodms auf meinem Mac und der Server läuft auf meinem TVS-882 in der Container Station.

    Die Trennblattfunktion beim Scannen funktioniert gut, ich nutze sie aber nicht wirklich bisher. Ich bin nach vielen Jahren von Elo Office umgestiegen, da ein keinen Client für OSX gab, und bis heute nicht gibt soweit ich weiß und ich wollte keine VM mit Windows laufen lassen.

    Ein Zugriff über iPad und iPhone im Browser geht zwar ist aber nur rudimentär, daher nutze ich das nicht wirklich, soll allerdings in der nächsten Version noch verbessert werden.

    Da meine Anforderung auch ist das das DMS Windows und OSX unterstützen soll, habe ich noch keine Alternative zu ecoDMS gefunden

    Zitat von schlafmütze17

    Ich bin nach vielen Jahren von Elo Office umgestiegen, da ein keinen Client für OSX gab, und bis heute nicht gibt soweit ich weiß und ich wollte keine VM mit Windows laufen lassen.

    Das Featureset von ELO Office fand ich auch interessant. Allerdings habe ich es nie ausprobiert, wegen der Beschränkung auf Windows und den Preis für meine Anforderungen.

    Zitat von schlafmütze17

    Da meine Anforderung auch ist das das DMS Windows und OSX unterstützen soll, habe ich noch keine Alternative zu ecoDMS gefunden

    Soll das DMS unter Windows, OSX, Linux oder QTS betrieben werden? Und von welcher Unterstützung von Windows und OSX schreibst Du, wenn das DMS unter QTS oder Linux auf dem NAS läuft?

    Ein DMS ist in der Regel eine Client/Server Anwendung, Der Server läuft auf dem Nas im Docker, zentral im Netzwerk und ich möchte/muss von verschiedenen Clients darauf zugreifen, OSX, Windows 10 und im Idealfall über ein iPad.

    Zitat von schlafmütze17

    Ein DMS ist in der Regel eine Client/Server Anwendung

    Ich dachte, dass viele DMS inzwischen eine erweiterte Architektur haben, die nur noch einen Standard Webbrowser als Client benötigt, eventuell ergänzt um Browser Addons. Dadurch sollte die clientseitige Abhängigkeit von einem Betriebssystem massiv reduziert worden sein bzw. ersetzt durch eine Abhängigkeit von Webbrowserplattformabhängigkeit.