Qnap NAS -> MS Exchance

In deinem Fall würde ich einen Win-Server nehmen. Wenn du praktisch nur Windowsprogramme verwendest. Auf dem NAS läuft ein Linux in veränderter Form. Angepasst von QNAP. Es gibt auch schon fertige Server auf Windows-Basis. Ich schätze du wirst damit glücklicher als mit einem Gefrickel und sub-optimalen Lösungen. Du musst nämlich auch bedenken, dass die kleinen Boxen von der Leistung her, eher schwach sind. Nicht jetzt beim Datendurchsatz. Eher wenn es darum geht, zusätzliche Serverdienste (Exchange oder einen ähnlichen Mailserver) bereit zu stellen. In diesem Fall solltest du schon in eine Intel-Box investieren. Diese kosten aber entsprechend mehr. Um das Geld, bekommst du auch schon einen Server mit Windows, der für deine Ansprüche mehr als ausreicht. Und noch dazu ausbaufähig ist. Was die NAS-Boxen nicht sind. Ausser im Speicherplatz. Manche kannst noch mit zusätzlichem RAM aufrüsten. Das wars dann aber auch schon. Mehr geht nicht.
Ein Gefrickel, denn das wird es im Endeffekt werden. Wenn es aber nur darum geht, Daten (Dokumente, Bilder, ...) abzuspeichern, dann kannst du die Box durchaus in Betracht ziehen.

Ja, Definitiv ein Windows Rechner.

Ausserdem: Der Exchange Server gehört direkt ins Internet und nicht ins Büro, der Traffic würde Eure Leitung schnell dicht/langsam machen.

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Warum macht ein Exchange-Server die Leitung dicht? Könnte ich nicht sagen. Er, der Server, kann entweder so konfiguriert werden, dass er Mails von einem Anderen Server abholt und diese auf die Postfächer aufteilt, oder er empfängt die Mails direkt. Das ganze macht die Leitung nicht mehr oder weniger dicht, wie wenn alle drei Rechner ihre Mails mit Outlook oder jedem anderen Mailprogramm vom Mailserver des Providers über die Internetleitung holen. Da sehe ich keinen Unterschied und da gibts auch keinen.

Das NAS kann schon mehr. Da liegst du grundsätzlich nicht falsch. Nur mit diesen Zusatzdiensten, dass dir das NAS bietet, kannst du nichts anfangen. Dur wirst im Büro keinen DLNA- oder I-Tunes Server verwenden. Auch keine Foto oder Videoanzeige. Oder Musik. FTP, WEB und SQL-Server sind durchaus Dienste, die sich im Büroalltag verwenden lassen. Der Rest eher nicht. Und wenn du keine fundierten Linux-Kenntnisse hast, dann wirst du auch keine Zusatzdienste installieren können, die von Haus aus nicht dabei sind und tiefe Eingriffe ins System erfordern.

Also:
Fall 1, der Server steht alleine im Büro. Emails kommen von überall an:
Dann werden auch SPAM's und andere Protokolle versuchen auf den Server drauf zu kommen. Der Server ist ständig am abwehren. Sobald der MX Eintrag (die IP des Servers) bei allen anderen Im Internet bekannt ist, geht richtig los...

Fall 2, (Dein Fall) die Exchange Funktionalität wird aufgeteilt:
Ein Edge-Transport Server im Internet sorgt für den gefilterten Empfang. Die Emails kommen gezielt gefiltert ins Büro (oder sie werden von anderen Postfächern vom Büro Exchange Server direkt abgeholt). Im Büro hat der Exchange Server also dann nur noch eine Postfach Rolle. Das funktioniert soweit...
... sobalt sich jedoch auch mobile Geräte (iphones, Notebooks unterwegs usw) von aussen zum Postfach verbinden, ist die Büro DSL Leitung ebenfalls schnell dicht. Nicht immer, aber stoßweise wundert man sich dann, warum gar nichts mehr geht, und wenn der Admin es untersuchen will, geht auf einmal alles wieder... Gerade dann, wenn Outlook bequemer Weise so eingestellt ist, dass nicht nur Header geladen werden, sondern die ganze Emails herunter geladen werden, und lass da mal eine 20MB Email (oder mehrere Emails, weil der Anwender 1 Woche nicht online war) dabei sein. Der Upload der DSL Leitung ist leider deutlich schwächer, also der Download, deswegen ist das herunterladen der Emails in die Downloadrichtung immer problemfreier, als in die andere Richtung.

Ich denke nicht, dass es bei den drei Outlook Clients im Büro bleibt, das würde nämlich dann schon ganz ohne Exchange Server einfacher funktionieren.

Jein. Nur ist das unabhängig ob der Server die Mails direkt empfängt oder ich mit meinem Mailprogramm die Mails vom Provider hole. Spam ist so und so dabei. KEIN Provider filtert Mails heraus. Er markiert sie maximal. Aber gelöscht wird nichts. Vielleicht noch, wenn der Provider erkennt, dass sich da was bösartiges im Mail befindet. Aber auch das muss von mir voreingestellt werden. Und ob jetzt der Server die 20MB verschickt, oder der Client, macht keinen Unterschied. Die Datenmenge bleibt die gleiche.
Lediglich bei Mobilgeräten gebe ich dir recht. Nur hat der TE noch nichts zu seiner Internetleitung gesagt. Und da er Exchange erwähnt hat, nehme ich doch schon an, dass er sich dieser Problematik bewusst ist. Vor allem ist es so und so egal. Er hat 3 Benutzer die Mails bekommen und Mails senden. Wer auch immer das dann macht.
Er könnte sich das ganze auch ganz ersparen (zumindest Exchange) wenn er sich eines Cloud-Dienstes bedient. Office365 und ähnliches. Funktioniert genau so.

Kosten würdest du glaube ich keine Sparen. Im Gegenteil. Du bist davon abhängig. Also muss es laufen. Die QNAP-Boxen sind in Wahrheit Spielzeug. Spielzeug, das doch mehr Verständnis für Netzwerk und dem ganzen drum herum verlangt. Und selbst dann laufen die Dinger nicht immer stabil. Hätte ich einen Betrieb, dann würde ich auf derartige Hardware verzichten, weil es ein viel zu hohes Risiko ist. Deine Daten haben wirklich Wert. Da geht es nicht darum ob vielleicht ein paar Bilder oder Videos weg sind. Da geht es um Existenzen. Nämlich deine. Da würde ich nicht auf das Experiment NAS-Box (welcher Hersteller auch immer) setzen.
Wenn du schon einen Lieferanten hast, mit dem du zufrieden bist, dann würde ich mich mit dem zusammensetzen. Eventuell kannst du am Preis noch eine Schraube drehen. Aber nicht an der Dienstleistung.
Du kannst natürlich machen, was du möchtest. Es ist nur meine persönliche Sicht der Dinge. Und ich betrachte es aus privater und auch aus unternehmerischer Perspektive. Wir setzen auch nur HP-Server ein. Keine NAS-Box. Privat reicht sie mir.
Zarafa? Ob die Outlookdaten dort reingehen kann ich dir nicht sagen. Was ich dir sagen kann, bedenke, dass, wenn du dich nicht wirklich damit auskennst, dann bist du auf dich alleine gestellt. Du kannst hier Fragen stellen. Ob sie dir dann auch wirklich weiterhelfen ist eine andere Sache.
Du willst sparen? Dann sieh dir Office365 an. Was es kostet. Und rechne dann gegen die Anschaffung der neuen Hardware (welche auch immer). Die Kosten für die Wartung. Und dann noch die ganzen Kosten mal 2 wenn du dich für ein Linux-Experiment entscheidest, von dem du keine Ahnung hast, oder auch etwas mehr als PC-Kenntnisse. Das reicht nicht. Du wirst kläglich scheitern. Office365 (wenn du bei MS bleiben möchtest oder auch jeglicher anderer Dienst) läuft immer. Du kannst immer auf deine Mails und Daten zugreifen, sobald du eine Verbindung zum Internet hast. Du brauchst dich nicht um die Wartung der Server kümmern. Kein Update. Nichts. Natürlich ist das nicht umsonst. Aber gerade für Kleinstbetriebe sicher eine alternative. Gerade auch dann, wenn du Mobile Geräte einsetzen möchtest. Direkt beim Kunden auf Dokumente zugreifen, auf Mails. Das kann dann schon entscheidend sein.
Wie du willst ...

Zu meiner Zeit waren bei Zarafa bis zu 5 Outlook Clients kostenlos dabei, danach musste man bezahlen. Ich glaube mal mitbekommen zu haben, dass es mittlerweile nur noch 3 oder gar kein Outlook Client mehr kostenlos ist. Bei jedem Outlook wurde ein Zarafa Modul installiert, damit die Kommunikation auch funktioniert. Das lief soweit auch bis auf ein paar Syncronisationsfehler, die man nervtötent immer mit neuanlegen eines Postfachs und manuellen reorganisieren der Emails und Kalendereinträge wieder in Ordnung bringen musste. Diese Fehler wurden mit jedem Update immer geringer, aber ganz weg waren sie bis zum Ende nicht. Somit war Zarafa im Endeffekt zwar in der Anschaffung deutlich billiger, als Exchange, aber durch die Administration in der Arbeitszeit deutlich teuerer. Als Zarafa irgendwann ein Update heraus brachte, das zwar auf der zuvor supporteten, und jetzt nicht mehr supporteten Linux Version nicht mehr lauffähig war, bin ich auf Microsoft Exchange umgestiegen.

Für Deine Zwecke reicht ein normaler Windows Rechner auf dem Lexware usw läuft. Es muss nicht einmal ein teuerer Server sein. Lexware Server Version läuft schon auf einem Aldi PC mit Windows 7. Für die gemeinsamen Kalender ist Office365, wie Helmut schon vorgeschlagen hat, oder einfach irgendein anderer managed Exchange Dienst im Netz schon ausreichend, die auch nur ein paar Euro pro Postfach im Monat kosten. (Hat Google nicht auch schon einen Exchange Dienst?) Zarafa würde ich nur Hobby-mäßig mit Deiner Privat-Email probieren, nicht beruflich, das wird heikel...