Eigentlich ist es nichts ungewöhnliches, dass die PST-Dateien gesperrt sind wenn Outlook aktiv ist. Jedes Programm hat beim Öffnen eine Datei die Wahl ob es weitere Zugriffe auf diese Datei zulassen möchte oder nicht. Für das Programm ist es natürlich einfacher, wenn es weiß, dass es nur alleine auf die Datei zugreift, also keine weiteren Änderungen daran vorgenommen werden können. Gerade bei solch komplexen Dateien wie den PSTs ist das also nichts besonderes.
Um dies zu umgehen braucht man bestimmte Programmen. Such mal nach dem Begriff "Schatten Kopie" damit solltest du fündig werden. Alle Programme um Festplattenimages zu erstellen haben so etwas an Board. Sonst können die ja im Betrieb von Windows quasi gar nichts kopieren.
Acronis True Image kann z.B. auch die Outlook PST Daten sichern. Da dies vorallem eine Image-Tool ist geht es also sehr wahrscheinlich auch im Betrieb. Zudem gibt es auch spezielle Backupprogramme für Outlook die das können. Der Outlook Backup Assistant sichert z.B. alles rund um Outlook und verwendet auch eine Zusatzfunktion für Schattenkopien.