Hallo,
ich scanne meine Dokumente vom HP Drucker in ein QNAP Netzlaufwerk.
Ist es möglich, dass das Dokument nach dem Scan automatisch durch qnap weiter bearbeitet wird?
- in ein durchsuchbares Dokument umwandelt
- aufgrund von Keywörter (wie z.B. "Rechnung" im Dokument) in ein weiteren Ordner verschiebt
- und perfekt wäre dann noch ne Kopie in die iCloud 
geht dies irgendwie?
leider ist der HP Officejet 9020 doch sehr "eingeschränkt" in den Einstellungen.
Freue mich über Tipps,
danke
Hallo columbo1979 ,
ich gehe mal aus meiner Sicht an das Thema:
Wegen alter Firmendaten brauchte ich ein Dokumentenmanagementsystem, DMS. Durch einen Bericht hier im Forum wuirde ich auf ecoDMS aufmerksam.
ecoDMS gibt es als fertiges Docker-Image, was auf Deinem NAS läuft.
Die Software hat zwei Vorteile, es ist eine professionelle Lösung und privat ist die Software kostenlos, wenn man alle Funktionalitäten will, kostet es schlappe 89 EUR für jede parallele Verbindung zum System, die ich ausgegeben habe - nachdem ich getestet habe. Man kann mit einer Lizenz aber mit z.B. 10 Benutzern, die als Nutzer im System angemeldet werden, die Software nutzen, aber halt nur immer nacheinander. Oder man kauft weitere Lizenzen a 89 EUR. Ich habe nur eine gekauft, weil ich es alleine nutze, meine Frau ist aber auch als Nutzer angemeldet.
Was habe ich gemacht, installiert und es geht los:
Ein neuer und recht guter HP Scanner scannt direkt in ein Verzeichnis auf dem NAS mit Namen "scaninput".
EcoDMS holt es aus dem Verzeichnis, erstellt durchsuchbare PDF und legt die PDF im DMS ab.
Dann kann man alles machen, was ein DMS kann, will ich jetzt hier nicht darauf eingehen, weil DMS nicht Deine Frage war.
Es funzt prima. Mein Test hierzu:
Ich habe nach einen Zahlungsempfänger, dem ich einmal etwas überwiesen habe gesucht, ich wusste, es gibt diesen Namen genau einmal auf einem Kontoauszug, der noch nicht einmal sauber eingezogen wurde.
Einen Moment später hatte ich den Kontoauszug auf dem Bildschirm.
Ich habe inzwischen ca. 100 kg Aktenordnerinhalt gescannt und das NAS hält die Daten für ecoDMS brav bereit.
Das wäre meine Hinweis auf eine mögliche Lösung.
Nachtrag:
Man kann bei ecoDMS Regeln erstellen, die zu einer automatischen Zuordnung führen.
Habe ich gelesen
Habe ich verstanden
Habe ich vergessen, weil ich nur zwei Szenarien habe:
1.Szenario:
Ordner Buchhaltung 2012 öffnen alle Dokumente im DMS in den Ordner
"xy GmbH, BH 2012" speichern, wobei BH kein Kürzel für ein Kleidungsstück ist.
Schlagwörter "xy GmbH, Buchhaltung 2012"
(Die GmbH ist friedlich aufgelöst und ich muss 10 Jahre die Unterlagen aufbewahren. Da wird sicher nie, nie, nimmer einer nachfragen, aber es muss sein. Daher reicht es mir, wenn ich Aktenordnerweise scanne. )
2.Szenario:
Ich nutze ecoDMS nun auch privat, habe ein Aktensystem angelegt, scanne die Dikumente zu ordne diese individuell zu. Bei privaten Dingen ist es so einfacher, da es weniger Belege sind.
Gruß Markus
