Automatische Verteilung einzelner Dateien aus Quellordner an bestimmte Arbeitsordner

    Moin zusammen,


    ich Räume gerade meine Aufgabenliste auf und bin dabei auf ein Thema gestoßen welches ich schon länger gern umsetzen würde, sofern es möglich ist:

    Ich würde gerne innerhalb des NAS (TS-453A) einzelne "Originaldateien" aus einem Quellordner an diverse "Arbeitsordner" bzw. "Vorlagenordner" verteilen, habe aber noch keinen passenden Weg gefunden das automatisiert ablaufen zu lassen.


    Folgender Hintergrund:

    Ich habe in einem oder mehreren Quellordnern Originaldateien welche durch mich bearbeitet werden und niemand weiteres Zugriff darauf hat. In diesen Ordnern liegen unter Umständen auch weitere Daten, die nicht zu berücksichtigen sind (nicht verteilt werden sollen).

    Diese Dateien sollen automatisch (z.B. nach Änderung oder live) an einen oder mehrere verschiedene Arbeitsordner als Vorlage verteilt werden, damit weitere User Zugriff darauf haben und die Daten weiter verwenden können. Dabei werden diese kopiert und z.B. in einem Projektordner abgelegt und bearbeitet.


    Bislang behelfe ich mir manuell durch Copy+Paste bzw. durch Batchskripte über Windows, würde das aber gerne automatisch und zentral verwaltet (am liebsten auf dem QNAP direkt) ablaufen lassen.


    Sync Jobs hatte ich erstmal ausgeschlossen, da ich ja nur bestimmte Dateien (nicht Dateitypen), nicht aber ganze Ordnerinhalte verteilen möchte, zumal ich für jeden einzelnen Quell- oder Zielordner einen separaten Job erstellen müsste.

    Meine Ablagestruktur der Originaldaten würde ich auch nur ungern anpassen wollen damit es über Sync Jobs möglich ist.


    Gibt es seitens QNAP eine App oder Funktion mit der man dieses Vorhaben realisieren kann oder ist es eventuell doch über Sync Jobs (HBS3) mit Einstellungen die ich übersehen habe möglich?

    Ja, Qfiling kann sowas. Aber ab Version 3 leider nur jeweils einen getimten Job und einen manuellen, sonst 9$/Monat. Mit den 2er Versionen kann man noch beliebig viele Jobs anlegen, angeblich bleiben diese beim Update auch erhalten. Aber wenn was kaputt geht ist natürlich alles futsch. Ob Qfiling auch Ordner direkt überwachen kann weiß ich nicht, dass ist aber grundsätzlich ein heikles Unterfangen weil früher oder später da ein Konflikt auftreten wird, weil eine Datei noch gesperrt ist etc.

    Zitat von nasferatu

    Ja, Qfiling kann sowas.

    8| Ich war der Meinung ich hätte mir Qfiling einst angeschaut als es veröffentlicht wurde... Hatte auch genau diese Funktion erwartet, aber scheinbar habe ich es übersehen oder einfach nicht kapiert...

    Ist natürlich unglücklich, dass man zukünftig dafür blechen muss, für den Preis verwende ich dann doch lieber meine Batch Skripte.


    Ziehe mir nochmal Qfiling 2 drauf und schaue es mir nochmal an, danke!

    Zitat von tiermutter

    8| Ich war der Meinung ich hätte mir Qfiling einst angeschaut als es veröffentlicht wurde..

    Die Frage dürfte sein, wie fein Du die Einstellungen brauchst. In der letzten 2.x Version hatte man schon eine Reihe von Varianten, aber es ist halt nicht so ganz einfach, das alles zu durchschauen. Es gibt hier einen User, der ziemlich komplexe QFiling Skripte am laufen hatte ( Qfiling sucht nach Kriterien in einer nicht vorhanden Regel ) . Keine Ahnung was draus geworden ist.

    Zitat von tiermutter

    Ich habe in einem oder mehreren Quellordnern Originaldateien welche durch mich bearbeitet werden und niemand weiteres Zugriff darauf hat. In diesen Ordnern liegen unter Umständen auch weitere Daten, die nicht zu berücksichtigen sind (nicht verteilt werden sollen).

    Diese Dateien sollen automatisch (z.B. nach Änderung oder live) an einen oder mehrere verschiedene Arbeitsordner als Vorlage verteilt werden, damit weitere User Zugriff darauf haben und die Daten weiter verwenden können. Dabei werden diese kopiert und z.B. in einem Projektordner abgelegt und bearbeitet

    Was sind das für Originaldateien?


    Kenne ein derartiges Setup nicht so. Ein Blick auf Dokumentenmanagementsysteme (DMS) kann sich lohnen und möglicherweise Deine Aufgabe erfüllen. Ist aber vermutlich abhängig vom DMS und von der Art der Originaldateien. Wenn Du ein DMS nur für solch einen Zweck einsetzen willst, mutet dies mir aber an wie mit Kanonen auf Spatzen schiessen.

    Es handelt sich hauptsächlich um Word-, Excel- und PDF-Dateien, teils auch openoffice-Dateien.

    Ein DMS wäre für den gedachten Zweck wirklich übertrieben, es geht ja nur darum etwa 40 bearbeitbare Originaldateien nach der Bearbeitung in derer vorgesehenen Ablage aktuell zu halten. Die Bearbeitung der Originale erfolgt eher selten, etwa 1-5 Mal im Monat. Mit Copy and Paste (oder eben das Ganze über Batchskripte die ich für manche Dateien erstellt habe) funktioniert das soweit ja ganz gut. Bei den seltener geänderten Dateien ist es immer nur etwas lästig dann den vorgesehenen Zielordner rauszusuchen, was sich ebenfalls über ein einmalig erstelltes Batchskript vermeiden ließe. Nur wollte ich das Ganze gerne von meinem Rechner auf den Qnap verlagern, in der Hoffnung es übersichtlicher zu gestalten. Qfiling habe ich mir nochmal angeschaut, bin aber noch nicht dazu gekommen es weiter zu testen, werde das aber noch machen.


    Zum besseren praktischen Verständnis des Vorhabens:

    Für die Installation und Inbetriebnahme elektrischer Anlagen haben wir mehrere Formblätter, Protokolle und Kalkulationstabellen. Diese werden durch mich bei Bedarf im Quellordner überarbeitet und verbleiben dort als Original. Damit auch Kollegen Zugriff darauf haben, werden diese Dateien dorthin kopiert, wo sie benötigt werden, zum Beispiel in den Vorlagenordner (und dessen Unterordner) "Neues Projekt" und zusätzlich immer in den Sammelordner "Formblätter und Protokolle".

    Letzterer Ordner dient lediglich dazu sich sämtliche Formblätter bei Bedarf zu holen und weiter verarbeiten zu können. In ersterem Ordner werden die Daten entsprechend für das neue Projekt bearbeitet. Manche dieser Dateien sind kundenspezifisch und werden entsprechend in kundenspezifische Vorlageordner z.B. "Neues Projekt Kunde A" kopiert.

    Zitat von tiermutter

    Es handelt sich hauptsächlich um Word-, Excel- und PDF-Dateien, teils auch openoffice-Dateien.

    Ein DMS wäre für den gedachten Zweck wirklich übertrieben, es geht ja nur darum etwa 40 bearbeitbare Originaldateien nach der Bearbeitung in derer vorgesehenen Ablage aktuell zu halten. Die Bearbeitung der Originale erfolgt eher selten, etwa 1-5 Mal im Monat.

    Wenn Du mit QFiling nicht weiter kommst, und es bei Deinen Batches auch nicht für alle Vorlagen klappt, kannst Du es auch mit Versionsverwaltungswerkzeugen aus der Softwareentwicklung probieren. Während CVS nur mit Quellcode und Textdateien zurecht kam, ist Subversion darüber hinaus auch für Binärdateien geeignet. Und seit mehr als einem Jahrzehnt sind die Standarddateiformate sowohl von MS Office als auch OpenOffice binäre, komprimierte Archive von XML-Dateien. Ich vermute, dass wenn Subversion dafür geeignet ist, dann ist es auch Git. Du würdest Deine Originale jeweils von Deinem Arbeitsbereich in einem Repository (von Subversion, Git oder anderem geeigneten Tool) einchecken, und im gemeinschaftlichen Officevorlagenverzeichnis auschecken. Wenn die Mitarbeiter nicht nur die Formulare sondern auch die Formularvorlagen bearbeiten können sollen, so müssen beim Auschecken auch die Rechte entsprechend gesetzt werden. Aber solange sauber zwischen nicht bearbeitbaren Vorlagen und den eigentlichen und bearbeitbaren Formularen unterschieden wird, ist dies nicht nötig.