Barcodes, Archiv und Lagerverwaltung für Privat

  • Guten Tag liebe Qnap-Gemeinde,


    die aktuelle Zeit lies mich daheim aufräumen und auszumisten. Da kam mir die zündende Idee, Sachen die in Kisten verschwinden und eingelagert werden, für die Fall der Fälle schon mal digital zu Archivieren. Falls es mal brennt oder so, hat man was für die Wertermittlung. Gleichzeitig kann man auf die Kisten doch auch Barcodes kleben und dann mit entsprechender Software mobil abrufen was in den Kisten drin ist. Quasi eine Art Lagerhaltung. An dieser Stelle würde ich mich über Lösungsansätze freuen.


    Folgende Punkte wären für mich relevant:

    • Erstellung eines Archives auf der Qnap
    • Zugriff über Haus-WLAN reicht aus
    • Barcode Nutzung


    Optional:

    • Aktuelle Bestandslisten mit Anzeige welche Fächer leer sind. (z.B. Fach Kabelbinder sind leer - Neue bestellen :saint:)
    • Bereichsunterteilung - Haus, Werkstatt etc.
    • Funktion von Dazugeben und Entnehmen eines Fach's


    Hoffe das mir jemand ein paar Ideen und Vorschläge geben kann. Bin offen für alles und scheue mich auch nicht ein wenig zu coden;).


    Danke schon mal im Vorraus.

  • aktuelle Zeit lies mich daheim aufräumen und auszumisten.

    Das ist schon mal ein guter Anfang für Archiv. Wird gerne von vielen Archivbetreibern vergessen, festzulegen, wann welche Teile aus dem Archiv gelöscht und entsorgt werden, und was erst gar nicht ins Archiv soll.

    Sachen die in Kisten verschwinden und eingelagert werden, für die Fall der Fälle schon mal digital zu Archivieren.

    Gute Idee. Aber:

    Erstellung eines Archives auf der Qnap

    Dies passt nicht dazu.

    • Kann es sein, dass Du hier zwei verschiedene Dinge durcheinander bringst?
    • Oder dass Deine Vorstellung, was Du willst, noch zu vage sei?


    Ein Archiv hat mit einem NAS direkt nichts zu tun. So wie es eine Lagerverwaltung geben kann, ist auch eine Archivverwaltung denkbar. Diese können auf einem NAS laufen. Aber weder das (digitale) Archiv noch das Lager selbst liegen auf einem NAS.


    • Willst Du ein digitales Archiv, mit oder ohne Archivverwaltung oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), oder beides?
    • Und um welche Archivierungsdauer geht es Dir bei Deinem Archiv?
    • Und welche Zwecke verfolgst Du mit Deinem Archiv?
    • Und soll die Archivierung ersetzend sein?
    • Und welche Datenformate willst Du für Dein Archiv verwenden?


    Habe nie ein Archiv betrieben. Aber habe beruflich immer wieder auch eine Rolle ausgeübt, bei der ich eine Schnittstelle zu Archiven war. Daher kenne ich Anforderungen, nicht aber fertige Lösungen. Die wirst Du für Privatgebrauch wohl auch nicht benötigen. Kannst mich gerne dazu weiter befragen.


    Ersetzende Archivierung wird gerne eingesetzt im Zusammenhang mit Steuerangelegenheiten, zur Aufbewahrung und Verwaltung von Steuerbelegen. Für den Start in die Archivierung solltest Du m.E. die Ersetzung zurück stellen, weil das die Anforderungen erhöht. Wenn Du in diese Richtung gehen willst, ist es gut, vor dem Beginn dies im Blickfeld zu haben und entsprechende Vorkehrungen zu treffen, um dann in einem weiteren Bearbeitungsgang auch diese Eigenschaft einzubringen. Da es für manche Dokumente bestimmte rechtliche Formvorschriften gibt, ist ersetzende Archivierung für diese wenigen Dokumentarten nicht zulässig.

    Gleichzeitig kann man auf die Kisten doch auch Barcodes kleben und dann mit entsprechender Software mobil abrufen was in den Kisten drin ist.

    Verstehe zwar, was Du schreibst, nicht aber wirklich das Ziel. Wäre mir zu unflexibel. Ich rate dazu, solche Barcodes (oder RFID-Label) nur ergänzend zu verwenden, und eine klassische Etikettenbeschriftung als Hauptkennzeichnung zu verwenden.


    Aber liegen Deine Unterlagen bereits digital vor? Oder musst Du diese (überwiegend) erst noch digitalisieren? Wenn Du erst noch digitalisieren musst, dann erwäge auch, ein DMS dem Archiv vorzulagern. Ein DMS lässt sich auch für Dokumente verwenden, die nie im Archiv landen werden, und hat den Vorteil der Durchsuchbarkeit von Dokumenten. Für QNAP gibt es m.W. 2-3 fertige DMS. Habe diese noch nicht ausprobiert. Daher kann ich auch nicht sagen, ob diese bereits Module für Digitalisierung enthalten. Müsste auf jeden Fall gut kombinierbar sein, selbst wenn nicht integriert.


    Und hinsichtlich Datenformat für Archivierung solltest Du einmal einen Blick auf die Normen PDF/A werfen, falls Du diese noch nicht kennst.


    Klingt so, als wolltest Du für eine Archivverwaltung eine Lagerverwaltungslösung oder eine Bibliotheksverwaltungslösung verwenden. Beides ist sinnvoll. Für die von Dir beschriebenen Anwendungsfälle erscheint mir eine Lagerverwaltung besser geeignet als eine Bibliotheksverwaltung. Da weiß ich nicht, was da alles an Lösungen existiert. Aber ich erwarte, dass es für den Privatgebrauch kostenlose Lagerverwaltungen geben sollte. Im Privatgebrauch ist meist von Sammlungen und deren Verwaltung die Rede, z.B. Briefmarkensammlung, Münzsammlung, Fotosammlung, Postkartensammlung.

    Bereichsunterteilung - Haus, Werkstatt etc.

    Wenn Du Dich mit DMS auseinander setzt, dann gehört Kategorisierung und Klassifizierung zu Standardaufgaben, die nicht nur diesem Wunsch nach kommen, sondern weit darüber hinaus gehen. Hilft für spätere Suchen.


    War vor wenigen Jahren eingeladen zu einer Präsentation eines DMS-Herstellers. Dort wurde erklärt, dass praktisch alle DMS-Hersteller weit mehr machen als nur noch DMS. Von daher hier schon einmal der Hinweis, dass nicht überall das Etikett DMS darauf ist, wo DMS enthalten ist. Ein umfassenderer Ansatz ist ECM (Enterprise Content Management oder betriebliche Inhaltsverwaltung), die oftmals DMS enthalten.


    Hoffe, genug Futter für Deine Ideen geliefert zu haben. Bin für Rückfragen offen.

  • Moin chef1,


    danke für deine ausführliche Stellungnahme zu meinem Anliegen. Musste ich jetzt erstmal sacken lassen ;)


    Werd mich mal chronologisch durcharbeiten:


    - Die Begrifflichkeit "Archiv" hab ich wohl etwas naiv gewählt. Kleine Randinfo mal zu meiner Ausgangspoition, warum ich eine Lagerverwaltung bräuchte. Wohne zusammen mit meinem Dad in einem Haus mit ca 360m² und das Haus steht auf einem 5000m² Grundstück. So mit wegschmeissen ist das eine Sache.. geht meist nur einmal ^^. Daher lieber mal ein paar Sachen einlagern, falls man die mal wieder braucht.


    - Ein DMS in dem Sinne brauche ich noch nicht. Habe jetzt das letzte halbe Jahr, alles was irgendwie durch meinen ix500 geht auch da durch geschickt. Alles in Durchsuchbare PDF's konvertiert und sauber im Intranet abgelegt und ein externes Backup wird einmal im Monat gefahren. Alles was dort an wichtigen Dokumenten ist, die ich noch in Original brauche, habe ich in Hängeregistern in einem Raum eingelagert. Hier könnte man ein DMS bestimmt verwenden um Fristmeldungen zu kriegen, wann da Ausgemistet werden kann. Aber das ist noch überschaubar mit dem bisschen Papier.


    - Aufbewahrungsfristen in dem Sinne hab ich an meine Kisten nicht. Da dort vorwiegend Sachen eingelagert werden, die zu "Kellergerümpel" kategoriesiert werden. Dinge von denen man sich aus sentimentalen Gründen nicht trennen will ;) oder noch braucht.

    Da diese Dinge meist in Kisten längerfristig an einem Ort stehen, kann man schon mal so den Überblick verlieren. Mein Grundgedanke war jetzt der, Zeit beim späteren Suchen zu sparen, wenn ich dann per Strichcode den Inhalt der Kisten auf dem Tablet oder Smartphone sichtbar zu machen. Diese Archivierung kann dann, wenn der Inhalt der Kisten sich ändert, natürlich auch ersetzend sein. Das so ein Archiv gepflegt werden muss, ist mir durchaus bewusst.


    - Dateiformate wären in dem Fall jetzt erstmal .jpg und .txt bzw .html/.php. Da ich jetzt in der letzten Zeit noch weiter in der Richtung *ermittelt* habe, könnte ich mir gut ein webbasiertes System vorstellen mit einer SQL-Datenbank. Das ganze soll dann auf dem Intranet laufen, damit ich da schon mal ne gewisse Freiheit habe wie ich das gestalte. Lediglich die Umsetzung der Erfassaung über die Scannerlösung beschäftigt mich noch ein wenig. Aber denke da kann man die Barcodes nachher als internen Link migrieren.

    Die klassische Beschriftung kann ich dank Dymo LableWriter auch sehr bequem und schnell erledigen. Denke aber wenn ich ein passendes System früh genug aufbaue und pflege, hab ich im Endeffekt weniger Arbeit mit dem ganzen.


    - Das Einzige was ich dann aktuell wirklich noch einpflegen muss, ist was faktisch in den Kisten liegt oder noch rein soll. bzw. was mir auch mit am Herzen liegt, eine Lagerverwaltung wo die Werkzeuge aus meinen Werkstätten drin ist. Weil wenn jetzt dieses Jahr noch die Holzwerkstatt dazu kommt, kann man schon mal Gefahr laufen, Dinge zu vergessen und wohlmöglch noch doppelt zu kaufen ;)


    - Ja ein DMS-System vergleich ich gerne mit einer gut angelgeten Mediathek mit Musik und Filmen :)

  • Was hälst Du von Photo mit Beschreibung in der steht:
    Nummer der Kiste, Lagerort und Inhalt.

    Das sollte jedes Photo Archiv beherrschen. Über dessen Stichwortsuche findest du das gesuchte Photo und damit das Objekt.

    Alternativ kann man natürlich auch Photos in sinnvoll benannten Windows-Verzeichnissen versenken und dazu Parallel ein TXT-File ablegen. Dann kommst Du ganz ohne zusätzliche Software aus.

    M.

  • Ich möchte deinen Elan nicht brechen. Vielleicht wäre es aber einfacher die Sachen nach einem gewissen Grundsystem zu ordnen oder eben zu Lagern. Über Jahre hat sich bei euch viel angesammelt. Du oder ihr könnt euch schwer von Sachen trennen und habt zu allem übel noch Platz ohne Ende.


    Ordnung ist eine gute Sache und will auch ein bisschen geplant sein. Allerdings bezweifle ich ein bisschen, dass du da deine Aus- und Eingänge sauber protokollierst. Wann du und vor allem wieviele Kabelbinder gebraucht hast. Dann wäre noch die Frage, ob dein Vater da mitspielt?


    Ich habe auch eine App für den Weinkeller. Wenn ich einen Weinkarton kaufe, dann lese ich den meist gerade ein. Aber wenn ich in den Keller gehe und 1-2 Flaschen hole, dann tippe ich das selten umgehend ein.


    Für die zig tausend Fotos habe ich Lightroom. Auch da müssen die Bilder zuerst "katalogisiert" werden. Danach ist das eine geniale Sache.


    Für den Privatbereich ist vermutlich meistens die KISS-Methode (Keep it small and simple) sehr effizient.

  • Was hälst Du von Photo mit Beschreibung in der steht:
    Nummer der Kiste, Lagerort und Inhalt.

    Du meinst Quasi einfach nur ein Fotoalbum in dem ich über die Metadaten der Bilder das Ganze organisiere?


    Schöner Ansatz, ich schau mir das mal etwas genauer an und schau mal wie Praktikabel das ist wenn das nicht administativ läuft. Quasi wenn ich das Einpflegen von neuen Kisten jmd anderem überlasse.

    Würdest du das dann über die die QNAP Photostation verwalten?


    Danke für den Denkanstoss MatthiasJ


    Zitat von mue64

    Ich möchte deinen Elan nicht brechen. Vielleicht wäre es aber einfacher die Sachen nach einem gewissen Grundsystem zu ordnen oder eben zu Lagern. Über Jahre hat sich bei euch viel angesammelt. Du oder ihr könnt euch schwer von Sachen trennen und habt zu allem übel noch Platz ohne Ende.

    N Grobes System besteht. Nur wenn dann mal wieder Sachen umgeräumt werden müssen, dann ist das etwas unübersichtlich. Gerade wenn der Fall besteht wenn da jemand in meiner "Ordnung" wüstet^^. Und das mit dem Platz ohne Ende ist leider nicht mehr der Fall:saint: deswegen muss ich ja aktuell aufräumen.;)


    Deine App für den Weinkeller hat welche Funktionen die du aktiv nutzt? Auf mobilen Endgeräten? Ja das mit der Nachlässigkeit ist ne Menschlichkeit die man dann selber im Griff hat :/8). Schreibe mich davon nicht frei. Aber denke wenn ich bei dem Thema Kabelbinder in VPE rechne, dann reicht das schon ^^. Der Aufwand sich jedem Kabelbinder und jeder Schraube zu widmen ist ehr was, wenn Alles läuft und mir die Projekte ausgehen^^


    Denke aber, dass ich wenn das Alles mal am Laufen habe, dann kann man bestimmt per Knopfdruck auch ne Wertermittlung in Eurogeld realisieren.


    Leider hab ich mir in vielen Dingen einen hohen Standard gesetzt. War wohl zu oft in der Industrie am Arbeiten8)


    Danke auch dir mue64

    Einmal editiert, zuletzt von killershead ()

  • Guten Tag,


    wollte an dieser Stelle mal ein kleines Update geben.


    Habe mit jetzt mit Hardware eingedeckt (2x Seagate 4TB IronWolf und nem Handscanner für QR-Codes und Strichcodes) und werde jetzt wie folgt das Ganze angehen:

    1. Installation und einrichten von RAID 1 der neuen Platten (für Datenbank und Webserver)
    2. Einrichten einer Wordpress oder Joomla Page für das Intranet.
    3. Einbinden und einrichten einer MySQL Datenbank.
    4. Bearbeiten und einsehen der Daten über das in Punkt 2 erwähnte CMS was ich später nutzen werde.
    5. Einrichten des Scanners sowohl auf 'Solo-Betrieb', 'PC-Betrieb' und 'Mobil-Betrieb' (Der Handscanner ist in dem Fall nichts anderes wie eine Tastatur. Man kann dort ShortCuts einrichten die beim Scan dann mit ausgeführt werden.)

    Da ich aktuell noch einiges an Büchern bezüglich CMS und MySQL vor mir habe werde ich erstmal eine Weile hier nichts mehr von mir hören lassen.


    Sobald es aber ein Grundsystem gibt, lass ich es euch hier wissen und schliesse dann damit den Thread.


    Sollte noch jemand was Nütliches im Bereich Wordpress, Joomla oder MySQL haben. Würde ich mich über jegliche Hilfe freuen. :)

  • Ich hatte mal vor einiger Zeit auch mal die Idee ein Inventar (für Chemikalien und Labormaterialien) mit Joomla zu erstellen. Dann aber nicht in die Praxis umgesetzt.


    Als Datenbank fand ich damals Art Adminer interessant. Dann hatte die c't auch irgend eine Musikdatenbank vorgestellt, welche man relativ leicht umgestalten könnte. Den Namen weiss ich allerdings nicht mehr.

  • Einrichten einer Wordpress oder Joomla Page für das Intranet.

    Habe nicht verstanden, was Du damit willst. Kenne Joomla nicht, nutze aber ebenfalls WordPress. Intranet hast Du, selbst wenn Du keine dieser Lösungen verwendest. Dein NAS ist bereits Teil Deines Intranet, auch ohne solche CMS. Kannst Du selbstverständlich dennoch nützen, selbst wenn nicht für Deine Hauptzwecke benötigt.

    Einbinden und einrichten einer MySQL Datenbank.

    Dein NAS hat dies bereits. Deine Einrichtung von Wordpress wird entweder weitere Datenbanken in das bereits vorhandene MySQL einbinden oder eine separate MySQL-Instanz einrichten. Falls letzteres der Fall ist, ist es abhängig davon, wie dies geschieht, ob dies eine Quelle für künftige Probleme bei Updates von Softwarekomponenten und Betriebssystem darstellt. Es sollte auch Wege geben, separate Instanz ohne solche Konflikquellen zu installieren, indem diese Instanzen noch schärfer getrennt werden. Ersteres ist auch möglich und am kompaktesten. Erfordert aber mehr manuelle Nacharbeit bei derartigen Updates. Und für Dein Hauptziel musst Du eh diesen Schritt machen, wenn Du keine fertige, bestehende Lösung findest.


    Dein Hauptziel bezeichne ich als Lagerverwaltung. Habe nicht recherchiert, was es da an kommerzieller noch an Open Source oder Freemiumlösungen bereits gibt. Open Source hat den Vorteil, dass Du solch eine Lösung leichter an Deine Bedürfnisse anpassen kannst. Im Hobbybereich dürfte es Lösungen geben, die vermutlich ohne Einbindung von Etiketten und Scanner sind, und diverse Begriffe verwenden, die ich mit Sammlungsverwaltung typisieren würde. Bei Open Source Lösungen müsstest Du nicht von Anfang anfangen, eine eigene Lösung selbst zu stricken, sondern könntest auf entsprechendem Grundgerüst aufsetzen, zwecks Erweiterung und Anpassung für Deine Bedürfnisse.

  • Habe nicht verstanden, was Du damit willst

    Das mit dem CMS soll für mich der Wiedereinstieg in diese Materie sein. Habe vor gut 8 Jahren relativ viel mit Webdesign und HTML gemacht. Möchte gerne mein vorhandenes Wissen wieder auffrischen und mit der heutigen Technologie erweitern.


    Das es eine MySQL schon in den CMS gibt weiss ich. Dennoch will ich mich mit der Quelle auseinandersetzen. Damit ich von Anfang an die Thematik mir aneignen kann. Um dann im Schaffungsprozess mit den für mich passenden Tools arbeiten zu können.


    Vor Auge habe ich nicht nur eine Lagerverwaltung / Archivverwaltung. Möchte auch noch so Sachen wie einen 'Home' Monitor einrichten, auf dem dann relevante Sachen mit eingepasst werden können. Livestream der Hofüberwachung. Wichtige Info's zum Allgemeinen wie z.B. Entsogungskalender und ToDo-Listen.


    Das Projekt was ich hier anstrebe soll bewusst auf Webbasis laufen, da ich hier Plattformunabhängig bin. Web tut's halt überall. Desweiteren muss mein Vater das Ganze auch einfach bedienen können. Wenn es also eine simple Art der Bedienung gibt, die ich auch noch selber einstellen kann. Warum dann also nicht das nutzen.


    In meiner Recherche bin ich über das Tool von 'Hilti' gestossen. Was das anbelangt auf die gleiche Grundidee setzt.


    Bezüglich Update auf die jeweiligen Komponenten wird es im Intranet erstmal nicht geben. Da wird der Stand bleiben. Es sei denn, ich stelle fest das ein bestehendes Problem damit gefixt werden kann. Mein Intranet ist wirklich komplett von Internet getrennt. Kein Kabel = Kein Sicherheitsproblem.