ecoDMS: Tipps um die Einrichtung

  • Hallo zusammen,


    ich habe mir ecoDMS installiert und möchte damit zukünftig meine Dokumente verwalten.

    Bei der Einrichtung gibt es jedoch eine ganze Menge zu konfigurieren, damit man das System auch an die persönlichen Bedürfnisse anpassen kann.

    Damit man nicht immer das Rad neu erfinden muss, wollte ich mal fragen, ob nicht ein paar User hier ihre Empfehlungen teilen würden.


    tuxflo : so..ich würde mich über einen paar Tipps freuen.


    Gruß

    Doktor

  • Hallo Doktor!

    Also zunächst einmal hilft es, sich auch nach der Installation von ecoDMS mit der Dokumentation in Form von Benutzerhandbuch und den schon etwas betagten Youtube Videos zu befassen. Da bekommt man eine ganz gute Übersicht, wie potentielle Workflows mit ecoDMS aussehen und was es zu beachten gibt. Mittlerweile wird wohl auch für Privatanwender eine Art Template für Ordner angeboten. Als ich mit der Version 14.x mit ecoDMS angefangen habe gab es das noch nicht, daher habe ich mir meine "best practices" selbst angelegt, also alle Aussagen ohne Gewähr ;)

    Das wichtigste ist, dass vom Hersteller empfohlen wird sich eine sehr flache Hierarchie anzueignen. Denn dann kann man die Vorteile von ecoDMS wirklich am besten ausnutzen. Was heißt das konkret? Statt einen Baum wie

    Code
    Versicherungen
    
       Versicherung A
              Dokument A
              Dokument B
    
       Versicherung B
              Dokument C

    aufzubauen wird empfohlen einen einzelnen Ordner "Versicherungen" anzulegen und die weitere Unterscheidung anhand von Dokumententypen vorzunehmen. Daher ist es wichtig, sich am Anfang mal Gedanken zu machen, welche Dokumentenypen für einen selbst in Frage kommen und diese dann zu konfigurieren. Dabei steckt der Teufel meist im Detail: wie sieht es z.B. mit Rechnungen und Kassenzetteln aus. Ich habe dafür zwei unterschiedliche Dokumententypen angelegt und mich schon ab und an mal gewundert, warum ich bestimmte Sachen nicht wiederfinde. Daher mein erster Tipp:


    Überlege dir gute Dokumententypen


    Weiterhin kann das System nur wirklich gut funktionieren, wenn du die entsprechenden Metadaten beim archivieren pflegst. Insbesondere so Sachen wie Datum können manchmal sehr nützlich sein. Praktisches Beispiel: Steuererklärung. Wenn alle Daten korrekt eingetragen sind ist es mit der Zeitleiste am unteren Ende sehr einfach möglich sich alle Dokumente zwischen dem 01.01.2017 und dem 31.12.2017 anzeigen zu lassen. Danach kann man über die Dokumententypfilter z.B. nach "Rechnung" filtern und hat so schon mal eine gute Übersicht.


    So viel erst mal von meiner Seite...

    Lass mich wissen wie es läuft :)

  • Ich kann mich an die Ausführung von tuxflo anschließen.


    Meine Empfehlung, das Handbuch schrittweise durchgehen. So entsteht ein Grundverständnis für die Arbeitsweise der Software.


    Manche Einstellungen lassen sich im Nachhinein nicht mehr ändern. Ungewünschte Attribute können deaktiviert werden. Die vom Start weg mit zu schleppen ist wahrscheinlich nicht gewünscht.


    Ausgiebig mit Test-Daten experimentieren um eine gute Gesamtstruktur abzubilden, sollte im Fokus stehen.

    Die Software kann mehr als auf den ersten Blick ersichtlich.


    Toolted

  • So.. ich habe mir meine Struktur aufgebaut.

    Ich muss jetzt meine alte Verzeichnisstruktur in das DMS überführen. Was ich verzweifelt suche, aber was es wohl nicht gibt: Wie gehe ich mit doppelten Dokumenten um? Kann ich die irgendwie finden?

    Wie stellt Ihr sicher, dass nicht das gleiche Dokument sich an verschiedenen Stellen befindet?

  • Ich habe die Übernahme der Altdaten so wie ich Zeit und Lust hatte übernommen. Dabei habe ich Dokumente selektiert. Nach doppelten Dokumenten hatte ich nicht geachtet.

    Für die unterschiedlichen Dokumentenarten habe ich die Zeit bis zur Löschung (mit Abfrage) eingestellt. Über die Zeit bereinigt sich der Datenbestand. Ich halte unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und sonstigen Empfehlungen nicht mehr als nötig an Dokumenten vor.


    Wichtige Dokumente haben halt keinen Ablauf.

  • Wie gehe ich mit doppelten Dokumenten um? Kann ich die irgendwie finden?

    Na im einfachsten Fall suchst du einfach danach. Durch das OCR sollten bei einer Suche dann ja alle entsprechenden Dokumente aufgelistet werden (dabei immer mit Wildcards wie *Dokumententext* arbeiten um bestmögliche Treffer zu erhalten).


    Eine automatische Funktion "Duplikate finden" gibt es, soweit ich weiß, nicht.

    Aber wie bereits angesprochen frage ich mich, wie bei einer Neueinrichtung überhaupt doppelte Dokumente ins System kommen sollten, denn die müssten dir ja bei der manuellen Klassifizierung sofort auffallen oder?

  • Dafür gibts doch gute Programme für den PC die auch Inhalte prüfen.


    dupeguru usw.

  • Bzgl. der doppelten Dokumente: Passiert es Dir nicht, dass Du mal ein Dokument unter Stichwort a und b und mal under c ablegen möchtest? Dann hättest Du es doppelt drin.

    Man kann nur hoffen, dass es durch die Indizierung auffällt.

  • Hi Doktor,


    was meinst du mit Stichwort.

    Grundsätzlich werden die Dokumente in verschiedenen Ordnern abgelegt.

    Denk doch einfach mal so, als ob du die Dokumente in realen Papierordnern ablegen würdest!

    Wenn du anschließend das Dokument vernichtest, wüsste ich nicht, warum es doppelt abgelegt werden sollte.

  • fMan kann nur hoffen, dass es durch die Indizierung auffällt.

    Durch die Indizierung nicht, wohl aber bei der manuellen Vergabe von Dokumentenattributen. Wenn es dir da nicht aufällt ist die Chance hoch, dass deren Vergabe noch nicht korrekt umgesetzt wird.

  • Bzgl. der doppelten Dokumente: Passiert es Dir nicht, dass Du mal ein Dokument unter Stichwort a und b und mal under c ablegen möchtest? Dann hättest Du es doppelt drin.

    Dokumente können mit anderen Dokumenten verknüpft werden. So brauche ich ein Dokument auch nur einmal einfügen.

    Ist einfach und in der Ansicht erkennbar.


    Dreieck = Verknüpfung mit anderen Dokumenten

    Viereck = Notiz

    Glocke = Wiedervorlage


    pasted-from-clipboard.png


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