ecoDMS Philosophien

  • gesunde Paranoia? ;)

    Man kann aus ecoDMS heraus alle archivierten Dokumente als separate pdf-Dateien extrahieren.


    Mit Paranoia hat das nichts zu tun ;) Du brauchst die Software dafür und die Datenbank, ist eines davon nicht da, kann man auch nichts extrahieren.

    Das is mir zu gefährlich.Sicherlich eine Frage der persönlichen Philosophie.Ich möchte keinen Vendor Lock-in.Ich wollte jetzt aber auch keine Off-Topic Diskussion anfangen, nur einen Tipp geben anhand der Funktionalität, die der OP hier angegeben hat.

  • Bei mir gehört es zum Datensicherungkonzept, nicht nur die ecoDMS Datenbank zu sichern, sondern zusätzlich regelmäßig die extrahierten pdf`s in einem zip-Verzeichnis extrahiert vorzuhalten.

    Meine Paranoia nenne ich also "Sicherungs-Konzept" ;)

  • Gut, das sollte man dann auch so machen.Ist aber letztendlich auch ein hoher Aufwand, den ich persönlich im privaten Bereich nicht als gerechtfertig sehe und für die Aufgabenstellung des OP ( sofern ich es richtig verstanden habe) auch kompletter Overkill.Wenn es um eine lokale Volltextsuche in PDFs geht, ist eine lokale Suchmaschine weit überlegen.Biete ich eine Indizierung für viele Clients in einem Netzwerk an, kann das schon anders aussehen.Nur würde man die ja auch nicht auf einem QNAP laufen lassen ;)

  • Meine Antwort zielte ja auch auf deinen Kommentar, dass Du Dokumente nicht einer Software anvertrauen würdest. Übrigens dauerte der Export von 200 pdf`s mal eben 30 Sekunden, wer diesen Aufwand nicht betreibt, der kümmert sich auch sonst nicht um Backups.


    Deine Volltextsuche ist ja nett ein Dokuent zu finden, aber er hilft dir weder zum Thema Wiedervorlagen noch um ein Dokumente einen Status zu geben, noch in der Sortierung/Gruppierung von Dokumenten.

    Wie seht es auch mit eigenen nachtrtäglichen Schlagworten und Suchbegriffen?


    Ich argumentiere nach wie vor zu deinem Thema "Sinn und Unsinn" eines DMS gegenüber einer einfachen Dateiablage ... ich denke schon, dass es Argumente gibt (Email Archivierung und, und, und ...) :)

  • Ich wollte wie gesagt keinen Krieg pro oder contra DMS anfangen, Deine Argumente zielen ganz klar auf Business-Nutzung, die hier jedoch gar nicht vorliegt.ich hatte dem OP nur eine einfachere Lösung vorgeschlagen.

  • Unregelmäßig mache ich das tatsächlich, meistens aber benenne ich die zip-Datei mit der höchsten Doc-ID die ich exportiere und weiss dann beim nächsten mal ab wann ich dann wieder exportieren muss - je nachdem wie viel zeit ich mir nehmen mag :)

    Ich wollte wie gesagt keinen Krieg pro oder contra DMS anfangen, Deine Argumente zielen ganz klar auf Business-Nutzung

    Nein, das will ich auch auf gar keinen Fall - keinen Kireg :cup:

    Ich nutze das ecoDMS rein Privat und habe für mich einfach den Nutzen erkannt und im Laufe der Zeit immer mehr dort eingestellt.

  • Backups, die von Hand gemacht werden, funktionieren nicht, wenn man sie braucht.Das zeigt einfach die Praxis.

    Wir können das gerne weiter diskutieren, aber hier wäre der falsche Ort.Das Problem von tobi92-tobias wurde immer noch nicht adressiert.Vielleicht kann ein admin das Off-topic in einen separaten Thread auslagern.Hier werden einfach zuviele Themen zerlabert ;)

  • Backups, die von Hand gemacht werden, funktionieren nicht, wenn man sie braucht.Das zeigt einfach die Praxis.

    Mein Backup erfolgt täglich automatisch in 2facher Weise:

    - durch eine interne Funktion von ecoDMS

    - durch eine zip/tar Kopie meines entsprechenden Docker-Containers (das erfolgt für alle Docker Container)

    - ich halte 6 Tageskopien, 4 Wochenkopien und 6 Monatskopien vor

    - alle Backups werden Nachts auf ein 2tes NAS Kopiert

    - unregelmäßg werden alle Backups auf eine externes USB Laufwerk kopiert

    - und zu allem Überfluss mache ich darüber hinaus manell hü und dü einen Export der pdf`s aus meinem ecoDMS (diese werden natürlich auch auf 2 weiteren Medien vorgehalten - siehe weiter oben)


    Ich würde sagen 90% vollautomatisch (eben nur nicht die zweite Sicherung auf die externe Platte und die pdf Extraktion)

    Wir können das gerne weiter diskutieren, aber hier wäre der falsche Ort.Das Problem von tobi92-tobias wurde immer noch nicht adressiert.Vielleicht kann ein admin das Off-topic in einen separaten Thread auslagern.Hier werden einfach zuviele Themen zerlabert

    Ich hatte doch in meinem ersten Post direkt an tobi92 geantwortet wie er an das Original herankommt?!?

    (inkl. Screenshot)

    DocHollywood ich verliere auch gerade den Überblick, ab wo soll ich abschneiden?

    nach Post #3 ?? ;)

  • DocHollywood ich verliere auch gerade den Überblick, ab wo soll ich abschneiden?

    Ich sag mal so, ich hatte in #2 einen Hinweis für den OP hinterlassen, der zwar sein Problem mit ecoDMS nicht löst, es aber möglicherweise anders löst.Danach sollte man alles abschneiden, sofern es nicht eine Lösung für den OP anbietet.Wenn Du meinst, dass meine Antwort in #2 auch keinen Beitrag leistet, dann lösche es auch gern.Diskussion über DMS gerne separat dann, sofern es hier dafür überhaupt einen Ort gibt, da es ja nicht wirklich mit QNAP zu tun hat...

    OK, was geht ab ;)


    Also ich habe mich lange mit Strategien beschäftigt, wie ich meine digitalisierten PDFs organisiere und die DMS waren mir am Ende alle zu aufgeblasen.Ich habe wirklich viele verschiedene Softwares ausprobiert, ich war aber am Ende irgendwie mit keiner zufrieden,Wie ich schon sagte, stört es mich, wenn eine Software Kontrolle über meine Dokumente übernimmt.Es ist meiner Meinung nach nicht notwendig, dass ein DMS meine Dokumente in eine Datenbank speichert, aus der ich sie ohne die Hilfe der Software nicht mehr rausbekomme.Die allermeisten Funktionen der DMS spielen nur in einem geschäftlichem Umfeld eine Rolle ( Wiedervorlage, Normen zur Dokumentenvorhaltung, Veränderbarkeit etc.), so dass für mich nur die Frage blieb, wie man schnell ein bestimmtes PDF finden kann.Ich habe auch z.B. Paperport ausprobiert, das war aber auf Netzwerkshares viel zu langsam für meine Zwecke, also wieder verworfen.So bin ich dann im Laufe der Zeit auf schnelle lokale Suchmaschinen gekommen, die Files indizieren und auch in die Files reinschauen für Volltextsuche.Lookeen jetzt als Beispiel ist extrem schnell und das ist genau das was ich haben will.

  • Um mich, als mittlerweile 4 jähriger ecoDMS Nutzer, auch mal mit in die Disskusion einzumischen:


    Zunächst mal um eine Sache klarzustellen: ecoDMS verwendet im Hintergrund eine PostgreSQL Datenbank. Diese ist Open Source und somit hat man, mit dem nötigen Know How, jederzeit die Möglichkeit an seine Dokumente zu kommen, falls mit der Firma wirklich mal was sein sollte (im Gegensatz z.B. zu Leuten die ihre Dokumente bei Evernote & Co "archivieren").


    Dann zu folgendem Punkt:

    Es ist meiner Meinung nach nicht notwendig, dass ein DMS meine Dokumente in eine Datenbank speichert,

    das ist zwar vielleicht nicht unbedingt notwendig, aber doch äußerst hilfreich, denn eine Datenbank kann durch die Indizierung überhaupt erst eine Anständige Suche ermöglichen. Die von dir angesprochenen Desktopsuchmaschinen machen das im Hintergrund übrigens genauso, nur mit dem Unterschied, dass sie immer neu indizieren müssen, wenn du an deiner Ordnerstruktur mal was änderst. Und das du dich hier auch selbst um deine Backups kümmern musst...
    Weiterhin ist ecoDMS letztendlich nur ein Hilfsmittel um sich dazu zu zwingen bestimmte Schemata einzuhalten. Klar kannst du das auch mit tiefen Orderstrukturen abdecken, aber durch die Verwendung von einheitlichen Typen wie z.B. Dokumentenarten ist es halt z.B. wesentlich einfacher "alle Rechnungen" des letzten Jahres zu finden.

    Damit wären wir beim nächsten Punkt

    Die allermeisten Funktionen der DMS spielen nur in einem geschäftlichem Umfeld eine Rolle ( Wiedervorlage, Normen zur Dokumentenvorhaltung, Veränderbarkeit etc.),

    Die von dir angesprochenen Funktionen sind in der Tat nicht unbedingt für Privatanwender gedacht, aber es gibt auch Funktionen wie z.B. das "Clipboard" die ich auch im privaten Umfeld nutze. Diese vereinfachen die jährliche Steuererklärung und diverse Anträge erheblich.

    Zum Schluss noch der Punkt, der mich persönlich am meisten überzeugt hat: der Workflow, den ecoDMS mit sich bringt. Ich finde die Umsetzung mit der automatischen Durchführung des OCR und der anschließenden Übertragung in die INBOX sehr gelungen. Bei uns wird alles was relevant ist gescannt, dann ab und an die INBOX leergeräumt und alles anständig archiviert. Klar könnte man sich das mit ein paar Skripten und Disziplin sicher auch selbst hinbasteln, aber wenn man die benötigte Zeit in Arbeitsstunden rechnet hat man die, meiner Meinung nach recht niedrigen, Lizenzgebühren schnell überschritten. Dazu kommt noch, dass man durch die Client/Serverstruktur alle Dokumente auf verschiedenen Clients abrufen kann, sogar mit allen gängigen Betriebsystemen...


    Ich arbeite nicht für ecoDMS oder die Firma dahinter, bin aber ein durchaus zufriedener Kunde, auch wenn natürlich in einigen Bereichen noch Luft nach oben ist. ;)

  • Das OCR besorgt bereits mein Scanner und sollte es ein Netzwerkscanner sein, können auch Softwares wie Nuance Power PDF automatisch OCR auf Ordner nachträglich erledigen.Ich spreche natürlich von einer Einzelplatzlösung, Deine Argumente für ecoDMS überzeugen mich für das private Umfeld dennoch nicht.Als Beispiel Lookeen ist extrem schnell und es scannt die zu überwachenden Folder automatisch.Selbst bei sagen wir 3 Clients würden die damit immer noch schneller sein mit der lokalen Suche,Dafür lasse ich keinen Server 7/24h laufen...


    Das ursprüngliche Thema war aber ein anderes, es ging darum, dass jemand eine Volltextsuche in PDFs brauchte, für 50-60 PDFs und dafür ecoDMS auf einer QNAP laufen lassen läßt.In meine Augen totaler Schwachsinn, warum einfach, wenn es auch kompliziert geht ;)

  • Ja, dass es für das ursprüngliche Thema ungeeignet ist, da gebe ich dir vollkommen recht. Für sowas gibt es im übrigen auch speziell dafür (wissenschaftliches Arbeiten) ausgerichtete Software wie z.B. Mendely oder Citavi. Da bekommt man dann die Generierung eines Literaturverzeichnisses sogar noch mit dazu.


    Aber deine andere Argumentation kann ich nicht so recht verstehen. Du sprichst von einer Einzelplatzlösung, weiter unten werden aber dann 3 Clients erwähnt. Weiterhin soll kein Server 7/24h laufen.

    Zunächstmal sind wir hier in einem NAS Forum, ich gehe davon aus, dass die Serverkomponente auf dem NAS betrieben wird und somit verfügbar ist, muss ja auch nicht unbedingt 24/7 sein aber zumindest tagsüber vielleicht. Außerdem haben halt viele heutzutage meist mehr als ein Gerät, darum gibt es ja fast gar keine "Einzelplatzlösung" mehr und wenn die Daten dann aus diesem Grund auf dem NAS liegen, musst du dennoch einen "Server" hinreichend lange laufen lassen. Und was du leider völlig außer Acht lässt, ist dass das Lookeen ausschließlich für Windows geeignet ist, womit es bei mir schon mal rausfallen würde.