scansnapix1500.jpgIm Artikel Papierloses Büro mit QNAP, ecoDMS und Fujitsu ScanSnap Scanner hatte ich bereits beschrieben, wie ich zum ix1500 gekommen bin. In diesem Artikel werde ich die für mich interessanten Funktionen und Optionen in der Anwendung mit QNAP und ecoDMS beschreiben.
Ein paar Worte zum Scanner selbst. Solide und kompakt beschreiben den ScanSnap ix1500 sehr treffend. Es handelt sich um ein Tischgerät, was sich dank des Deckels und der einfahrbaren Stapelablage auf jedem Schreibtisch gut macht! Im "transformierten" Zustand sind die Abmessungen mit (LxBxH) 292 x 161 x 152 mm. Öffnet man die obere Klappe, welche als Auflage für den Papiereinzug dient, erblickt man darunter einen 4,3 Zoll Farb Touchscreen. Mittels Touchscreen lässt sich der Scanner umfassend bedienen. Da ich keinen "ich schreibe die technischen Spezifikationen 1 zu 1" Bericht verfasse, verlinke ich direkt auf die technischen Spezifikationen des ScanSnap ix1500 Scanners.
Da der Scanner nicht in direkter Nähe vom PC stehen wird, war die verbaute USB Schnittstelle unwichtig. Viel wichtiger war die Möglichkeit, den Scanner direkt ins lokale Netzwerk zu integrieren und so alles was er zu scannen hat, direkt und ohne Umwege im Netzwerk zur Verfügung zu stellen.
Beginnen wir mit der Einrichtung und gehen Schritt für Schritt durch die Einstellungen am Touchscreen. Weiter unten ist eine Slideshow, die jeden Bildschirm Schritt während der Einrichtung zeigt. Nachdem der Scanner das Erste Mal eingeschaltet wurde, wähle ich im ersten Schritt die Sprache Deutsch aus. Gleich darauf folgt der Hinweis auf die Garantiebestimmungen welchen ich mit weiter quittiere.
Im dritten Screen soll der Startmodus gewählt werden. Gewählt werden kann zwischen Schnell und Normal
| Schnell | Normal |
| Der Scanner ist bereit für den Gebrauch. Der Scanner wechselt in den Standby-Modus, nachdem die ADF-Papierzuführung (Abdeckung) geschlossen wurde. | Der Strom wird eingeschaltet, wenn Sie die ADF-Papierzuführung (Abdeckung) schließen. |
Ich belasse die es bei der Vorauswahl Normal und bestätige mit einem Tipp auf weiter. Der nächste Schritt stiftet schon etwas Verwirrung. Dort heißt es: "Wählen Sie ein Gerät aus, mit dem ScanSnap verwendet werden soll".
- Computer
- Mobilgerät
- Beide
Leicht irritiert wähle ich Computer und gehe einen Schritt weiter. Jetzt wird nach der Verbindungsmethode gefragt. Ich kann erneut zwischen drei Optionen wählen.
- WiFi (Verbindung zum Zugriffspunkt)
- WiFi (Direktverbindung)
- USB
Ich entscheide mich für WiFi (Verbindung zum Zugriffspunkt) was sicherlich für eine Verbindung von Scanner zu meinem WiFi Access Point gleichzusetzen ist. Meine Vermutung wird im darauf folgenden Bild bestätigt. Anschließend wird das eigene WiFi Netz gewählt und die Zugangsdaten eingetragen. Im vorletzten Bild werde ich darauf hingewiesen, dass unter http://scansnap.com/d/ eine zu installierende Software heruntergeladen werden soll. Nun ist es amtlich, der Scanner kann nicht ohne Software am Windows oder Mac betrieben werden. Schade! Also heißt es umdenken oder mit dem Umstand leben, dass wann immer etwas gescannt wird der PC oder Mac angeschaltet sein muss.
Bitte nicht falsch verstehen, der Scanner macht das was er soll und das kann er richtig gut. Meinen Anspruch ohne PC zu scannen und die gescannten Dokumente direkt auf dem QNAP NAS abzulegen, beherrscht er jedoch nicht. Dennoch gibt es eine Lösung, auch wenn diese etwas anders ausfällt, als ursprünglich von mir erdacht.
Die folgenden Bilder zeigen alle Schritte während der Ersteinrichtung.
Genug geschmollt von meiner Seite. Bringen wir dem Scanner das bei, wozu er später einmal angeschafft werden soll. Da mein QNAP NAS gfdsf.pngdie Virtualization Station unterstützt, ist für mich der nächste Schritt die Installation einer Windows VM. Einer Virtuellen Maschine, also einem Windows das direkt auf dem QNAP installiert und genutzt werden kann.
Benötigt wird hierzu ausreichend Rechenleistung bzw. CPU Power und Arbeitsspeicher. Ich habe mich dank vorhandener Lizenz für eine Windows 7 Installation mit zugewiesenen 4 Kernen und 16 GB Speicher entschieden. Sicherlich ginge auch weniger, aber so läuft es für mich gut.
Nach erfolgreicher Installation wird dann die bereits erwähnte Software unter https://scnapsnap.com/d/ heruntergeladen und installiert. Um die vom Scanner abgelegten Dateien mit meinem NAS und dem netzlaufwerk.pngebenfalls darauf installierten ecoDMS verarbeiten zu können, erstellen ich in der VM Installation eine Netzwerkfreigabe. In meinem Fall auf \\192.168.178.36\ecoDMS2\ und nicht direkt in das scaninput Verzeichnis von ecoDMS. Das ecoDMS läuft bei mir in der QNAP Container Station, was ich im Artikel ecoDMS auf QNAP installieren in einer Schritt für Schritt Anleitung erklärt habe. Sicherlich könnte man ecoDMS auch direkt mit in der Windows 7 VM mit installieren, aber ich habe mich aus Ressourcengründen bewusst für den Container entschieden. Würde die Software Fujitsu auch in einem Docker laufen, wäre das meine erste Wahl *wink mit dem Zaunpfahl @ Fujitsu!
Einstellungen vornehmen. In der ScanSnap Home Software öffne ich den Menüpunkt Einstellungen >> Voreinstellungen und gebe unter Allgemein den ScanSnap Home-Ordner als zentralen Ablageort für die zu scannenden Dokumente an. Hier wird die zuvor angelegte Netzwerkfreigabe angegeben. In den Einstellungen (1), (2) im Untermenü Scan Einstellungen kann ich noch die vordefinierten Schaltfläche am Display des Scanners anpassen. Da ich nur die reine Scan Funktion benötige, lösche ich alle Schaltfläche (3) durch markieren undmenü.png bearbeiten plus löschen in der oberen Menü Zeile des "Profile bearbeiten" Fensters. Eine Schaltfläche lasse ich übrig und gebe dieser zu meinem besseren Verständnis die Bezeichnung ecoDMS. Natürlich kann jede andere Bezeichnung gewählt werden. Eine letzte Einstellung nehme ich über die detaillierten Einstellungen (4) vor. Hier muss für meine Zwecke das Format auf PDF umgestellt werden. Alles speichern (5) und die Fenster schließen.
Legt nun ein oder mehrere Blatt Papier in den Scanner und tippt auf die Scan Schaltfläche. Die Windows VM ist letztendlich nichts anderes als ein PC, der aber auf euren NAS installiert wurde aber mit dem NAS dauerhaft online ist. Somit lässt sich der Scanner überall im Haushalt aufstellen. Denn die eingescannten Daten werden direkt im ScanInput Verzeichnis vom ecoDMS abgelegt. Nun können im ecoDMS nach belieben Dateien aus der Inbox hinein ins ecoDMS archiviert werden.
Hilfreiche Links
Papierloses Büro mit QNAP, ecoDMS und Fujitsu ScanSnap Scanner
Kommentare 10
MarGol
So nun mein Nachtrag nach den beiden nächsten weg-gescannten Ordnern.
Trennblätter
Ich habe die 14 Blatt, bestehend aus 5 Dokumenten, erneut mit Trennblättern zwischen den Dokumenten ausgestattet. Die Einstellungen kontrolliert, ob die Trennblatterkennung eingeschaltet ist und dann los.
Es funktioniert, der Scann schafft die 14 Blatt in einer Datei auf das NAS. Der ecoDMS-Server trennt die Datei in 5 Teile auf und bietet diese in der Client-Software zur weiteren Bearbeitung an.
Ich weiß nicht, woran es lag - es ist aber auch egal, es gilt der Satz:
Kaum macht man es richtig - funktioniert´s!
Gestern Abend habe ich in 2 Stunden zwei weitere Ordner, jeweils ein Steuerordner, gescannt. Der Scanner hat nur einmal gezickt, weil ich eine Tackernadel vergessen hatte.
Die Weiterbearbeitung der gescannten Dokumente in der INBOX der Software werde ich heute beim TV-schauen machen. Also wenn ein Krimi kommt, den ich schon kenne, dann verpasst man nichts.
Die CPU und RAM-Nutzung des ecoDMS Servers habe ich auch mal auf einem zweiten Bildschirm im Blick gehabt. Ganz entspannt, der nimmt sich zwischen 0,5% und 30% der CPU und zwischen 0,5 und 25% des Speichers.
Jetzt stehen schon 4 fertige Ordner im Büro - chic!
Gruß Markus
MarGol
Hallo Christian,
Dienstag ist der Brother ADS-2800W angekommen.
Ich hatte ja schon mal wg. des Scanners gemailt, jetzt kann ich mit Erfahrung berichten.
ecoDMS ist auf dem NAS installiert und läuft stressfrei.
Mein Plan ist, erst einmal alte private Steuerordner zu scannen, für die ich keine Aufbewahrungspflicht mehr habe - falls es daneben geht. Dann wäre das auch egal.
Die Installation ist ganz witzig, da man den Scanner so einstellen kann, dass er die LAN-Schnittstelle nutzt, wenn diese vorhanden ist (und WLAN abschaltet) und wenn LAN nicht vorhanden, dann W-LAN (und schaltet LAN ab). Und das mit der gleichen IP-Adresse.
ecoDMS empfiehlt, mit dem Scanner in das Unterverzeichnis "scaninput" zu scannen und nicht mittels dem ecoDMS Client.
Inzwischen weiß ich, es macht auch Sinn, da die ecoDMS Software sonst, wenn die Seiten gescannt sind, erst einmal anfängt, alles zu prüfen, leere Seiten zu entfernen, OCR anzuwenden und "was weiß ich noch alles". Das ist nun etwas doof, da der Scanner eine gute Minute braucht, um einen Stapel zu scannen und dann wartet man gefühlt 6 Minuten, die ecoDMS arbeitet, bis man weiterscannen kann.
Ich möchte aber eine "Entkopplung". Mal "schnell einen Ordner scannen" und dann soll ecoDMS meinetwegen die ganze Nacht an den Daten rumspielen.
Wenn man nun mit dem Scanner scannt, braucht man keine PC-Software. Im Gegenteil, er kann direkt auf das NAS scannen. Wie geht das? Man kann es programmieren/einrichten. Man "sagt" in der Konfiguration dem Scanner, er soll auf dem kleinen Bildschirm eine "Favoriten"-Taste anzeigen. Drückt man darauf, meldet sich der Scanner beim NAS an, scannt die Seiten flott auf das NAS und ist danach direkt wieder bereit, weiter zu scannen. Bei der Konfiguration hat mir gefallen, dass man Größe und Farbeinstellung auf AUTO stellen kann, dann scannt er so, wie die Vorlage es erfordert, farbiges farbig und unscharfes mit Graustufen und scharfes s/w als s/w. Viele Einstellungen - prima.
Schon stieß ich auf das nächste Problem, dachte ich. Ich schaue auf dem NAS in das Verzeichnis scaninput- nix drin. Recherchiert, der ecoDMS Server überwacht das Verzeichnis und, wenn etwas drin ist, holt er es raus und fängt mit den Arbeiten im Hintergrund an, checken, OCR, geraderücken und "was weiß ich nicht noch alles". Aber er macht es im Hintergrund. Guter Mann macht seine Arbeit und spricht nicht drüber.
Der PC muss nicht an sein. Man braucht aber, anders als beim Fuji, keine virtuelle Maschine.
Eine Stunde später wollte ich einen Stapel von 100 Blatt scannen, 200 Seiten. Es passen aber nur 50 Blatt. Also nochmal in die Konfiguration geschaut und einen zweiten Favoriten angelegt. Drückst Du darauf, scannt er wieder direkt los und, wenn das Päckchen weg-gescannt ist, fragt er, "weiter" oder "Ende". Dann legt man entweder das nächste Päckchen ein oder, wenn alles gescannt ist, was in die Datei soll, drückt man "Ende".
Also einen Favoriten für Einmal-Scannen und einen für Endlos-Scannen.
Gestern Abend habe ich 1,5 Aktenordner in unter 3 Stunden eingescannt. Das waren die üblichen 6-7 cm breiten Leitz-Ordner, einer mit 4,5 cm Papier und einer mit 2,5 cm Papier. Darin ist enthalten, Tackerklemmen entfernen, Seiten trennen, Blätter aussortieren, neu ordnen.
Wo sind dann die Scans? Und was macht man dann?
Man startet den PC und die Client-Software. Im "INBOX" Bereich der Client-Software sind die neuen Scans. Dort kann man checken, ob er alle leeren Seiten erkannt hat, den Scan einer Kategorie zuordnen und einen Titel vergeben. Und die Datei in das passende Unterverzeichnis verschieben.
Das habe ich heute Vormittag in einer guten Stunde erledigt.
Dann kam ein weiterer Test: Ich habe von jemandem, von dem ich monatlich eine Zahlung erhielt, nennen wir Ihnen "Tannschmidt" zufällig den Namen auf einem Auszug gesehen.
Nun wollte ich mal sehen, ob das mit dem OCR auch klappt. Der Name war in keiner Datei klar zu lesen, nur auf den Auszügen.
Ich tippe bei der Volltextsuche den Namen "Tannschmidt" ein und zack, kommt eine Liste mit 24 Einträgen, die auf Dateien mit Seitenangabe verweisen. Ich tippe auf einen Eintrag, dann zeigt er mir einen Kontoauszug im Original an mit dem markierten Namen auf einem Kontoauszug.
Das gefällt mir.
Was mir noch nicht gefällt, weil ich noch nicht weiß, wie es geht:
Man kann Trennblätter verwenden, wenn man zum Beispiel 5 Briefe a´3 Blatt separat scannen will, kann man zwischen die Briefe jeweils ein Trennblatt legen. (Kann man sich auf der Webseite runterladen und ausdrucken). Dann legt ecoDMS jeweils eine neue Datei an, der man eigene Suchbegriffe vergeben kann.
Das hat nicht geklappt. Ich werde nachher, wenn meine wirklich bessere Hälfte mir freigibt, mal im Büro testen, woran es liegt. Evtl. am PDF-Format, mit dem der Scanner die Scans in das scaniput Verzeichnis ablegt. Vielleicht geht es im TIFF-Format.
Obwohl ich noch 20 Tage Testzeitraum habe, wurde gestern eine Lizenz gekauft, 89 EUR. Das geht noch auf die Firma, als allerletzte Ausgabe, sozusagen.
Es gibt wohl Funktionen, die nur komplett funktionieren, wenn man eine Lizenz hat.
Was fehlt noch - die Datensicherung:
In der Software kann man eine Datensicherung automatisiert anlegen.
Bei mir erfolgt das am Samstag in das vorgesehene Verzeichnis auf dem NAS.
Montag startet ein zweites (jedoch älteres) QNAP-NAS nach Zeitplan und eine Stunde später werden mittels HBS3 alle relevanten Daten inkrementell auf das zweite NAS gesichert. Dann fährt das zweite wieder runter.
Mehr habe ich nicht rausgefunden, aber das wird sich in den nächsten Sitzungen ändern.
Ich berichte dann erneut.
Gruß Markus
Justus92
Moin, herzlichen Dank für den Blogbeitrag.
Sozusagen will ich das Einscannen vom Handbetrieb auf Automatik umstellen. Da NAS und der Scanner im Haus schon vorhanden sind, waren deine Beiträge der letzte Anstoß dazu. Eine gute Blaupause
Mein Dank sei dir gewiss.
christian Autor
Hallo Justus, dass Thema ist über 1 Jahr her und der Scanner schon längst zurück bei Fujitsu. Um ehrlich zu sein, ich erinnere mich schlichtweg nicht mehr an alle Details.
Aus dem Stegreif würde ich meinen, das auch der Input Ordner ginge, ich es aus persönlicher Vorliebe in dem besagten Verzeichnis ablegen wollte. Natürlich muss dein User auch Zugriff darauf haben.
lg
Christian
zerina
Moin Danke für den Test (liebäugle mit seliger Kombi) einzig der Link zur ScanSnap Software läuft (aufgrund eines Schreibfehlers) in Leere.
christian Autor
Fehler behoben, danke für den Hinweis.
meMyself
Ich verwende seit vielen Jahren für das Scannen und Archivieren in ecoDMS die Scan-Software "VueScan" von https://www.hamrick.com/ in der gekauften Vollversion.
In der Praxis komme ich mit einer starren Voreinstellung - blindes Scannen in ein Verzeichnis - nicht aus.
Ich variere den Scan je nach Vorlage zwischen: s/w, s/w-text, Farb-text, Farbe usw.
Weiterhin variiere ich zwischen Einzelscan (Flachbett), mehrseitigen Scan (Dokumenteneinzug) und DuplexScan (Dokumenteneinzug).
Über den Dokumenteneinzug erhalte ich - sofern von mir gewünscht und eingestellt- automatisch mehrseitige Scans in einem pdf. Über das Flachbett kann ich obendrein manuell mehrseitige Scans anlegen.
Unter VueScan kann ich unterschiedliche Ziel-Formate wählen (z.B. pdf, TIFF, auch gleichzeitig), dieses wiederum in unterschiedlichen Qualitäten (Komprimierungen)
Immer wieder habe ich auch "nicht Din-A4" Formate (bspw. Rezepte).
Ich komme also sehr häufig - wie oben schion mal erwähnt - in der Praxis nicht mit "auf den Scanner legen und in ein Verzeichnis scannen" aus.
Ein weiterer Vorteil von "VueScan" ist zudem, dass die Scanner in den allermeisten Fällen direkt von der Software erkannt werden uns somit auch Modelle unterstützt werden für die es schon lange keinen Treiber-Support mehr gibt.
Lange Rede, gar kein Sinn - für Scanaufgaben lohnt es sich meines erachtens absolut einen Blick auf VueScan zu werfen
christian Autor
Ist vielleicht nicht ganz rübergekommen, aber die Software vom ScanSnap kann das alles und sogar vordefiniert und somit mit einem touch Abrufbar
Man muss es sich halt einrichten. Für meine Zwecke reicht das oben beschriebene.
tuxflo
Eine Frage, die ich auch hier schon mal gestellt habe: wie schaffst du es, dass der Scanner deiner Windows VM automatisch zugewiesen wird, falls z.B. mal das NAS neugestartet werden muss?
Ich muss sagen eine "dauerhafte" Zuweisung vermisse ich noch sehr bei der Virtualization Station...
Ansonsten: Top Beiträge! Und bis auf das Scannermodell das gleiche Setup, was ich seit nun 2-3 Jahren zufriedenstellend betreibe.
christian Autor
Das wird eigentlich nur bei relevanten Updates neu gestartet, sonst nicht. Da der Scanner nicht am NAS angeschlossen ist, sondern im WLAN hängt, sehe ich das Problem nicht.