0-ecodms-icon.jpgIch lese immer wieder von dem papierlosen Büro, doch so richtig vorstellen konnte ich mir bis zu dem Punkt, an dem ich mich dann selbst damit beschäftigt habe, nichts vorstellen. Obwohl heutzutage schon viele Verträge und Rechnung per E Mail eintrudeln, fehlt irgendwie eine gescheite Verwaltung und dann kommen da doch tatsächlich immer wieder diese weißen Dinger "Umschläge" genannt. Die werden bis dato immer schön in Ordnern wie Rechnungen, Verträge, Versicherungen etc. wegsortiert. Doch zugegeben, das nervt schon ein wenig! Zumal ich vom Wahn einer clean Desk Policy getrieben bin und die Ansammlung an Ordnern mit mehr oder minder wichtigen beziehungsweise nützlichen Dokumenten im Büroschrank gerade in der heutigen digitalen Zeit schon fast überflüssig geworden sind.
Was brauche ich für das papierlose Büro?
Meiner Ansicht nach braucht es dazu mehrere Dinge um das Thema papierloses Büro erfolgreich umzusetzen. Da wären einerseits die passende Hardware und natürlich auch die richtige Software. Beim Thema Hardware war zumindest die Frage worauf soll die benötigte DMS Software installiert werden und wohin werden die Daten gespeichert schnell geklärt. Die Software wird natürlich zentral auf meinem QNAP NAS installiert und somit lokalen Netzwerk verfügbar sein. Doch welche Software soll zum Einsatz kommen. Hier habe ich mich nach längerer Recherche und letztendlich dank positiver Berichte von tuxflo und frosch2 für das ecoDMS von der Firma ecoDMS entschieden. Eine Neuanschaffung der aktuellen ecoDMS 19.09 (apu) Lizenz kostet 89 €. Ein Upgrade von einer älteren Version liegt bei 69 €.
Fehlt noch der geeignete Scanner, der aus handfesten Papier virtuelles zaubert und dies bitte gleich auf meinem QNAP NAS speichert. Der vorhandene Flachbettscanner ist für gelegentliches scannen mehr als ausreichend, setzt jedoch einen PC voraus an dem man den Scanner betreibt und ohne Duplex Scan, macht es auf Dauer sicherlich wenig bis gar keinen Spaß. Da ich mich mit Dokumenten Scanner kaum auskenne aber vom Arbeitsplatz einen Fujitsu N7100 im täglichen Einsatz kenne, habe ich mich im Portfolio von Fujitsu umgesehen. Der N7100 ist ohne Frage ein Top Gerät aber für meinen Einsatzzweck dann doch eine Nummer zu groß und auch in der Anschaffung zumindest für mich zu teuer. Jedoch hat Fujitsu auch anderen Geräte im Angebot.
Ich habe dann auf Facebook den Kontakt mit Fujitsu gesucht und in zwei bis drei Sätzen mein vorhaben beschrieben habe. Am nächsten Morgen befand sich dann zu meiner Überraschung eine E Mail von Fujitsu im Postfach. Man bot mir an, den iX1500 für 4 Wochen testen zu können. Ein kurzer Preis Check und ein positives Ohh, der kostet ja weit unter der Hälfte des N7100.
Also habe ich der netten Damen geantwortet und ihr meine Adresse für das Testgerät mitgeteilt. Wenige Tage später kam ein Paket von Fujitsu bei mir an.img_ix1500_left_tcm23-3869851_tcm23-2750236-32.jpg Dazu weiter unten mehr.
Eine Sache fehlt aber immer noch. Das wohl wichtigste das man nicht kaufen kann! Die Rede ist von der notwendigen Disziplin, denn ohne diese nützte weder die beste Hardware noch Software etwas!
Das eingesetzte QNAP NAS
Leistung ist bekanntlich immer gut und eigentlich nur doch mehr Leistung zu ersetzen. In meinem Fall setze ich eine QNAP TVS-871U-RP i3 mit 32 GB Arbeitsspeicher ein. Darauf laufen bereits 24/7 andere Applikationen und nun kommt eben noch ecoDMS hinzu. Die aktuell installierte Firmware ist QTS 4.3.6.0805. Dieses gerät ist aber kein muss und das Vorhaben papierlos mit Hilfe von einem DMS lässt sich auch mit kleineren und nicht so leistungsstarken NAS umsetzen. Ihr müsst aber darauf achten, dass euer NAS einen Intel oder AMD Prozessor verbaut hat. Denn ARM Geräte unterstützen die Virtualization Station und auch die Container Station nicht. Jedoch ist mindest eine von beiden zwingende Applikation Voraussetzung für die Installation!
Die DMS Software
Die ecoDMS kann auf zwei Wegen auf dem NAS installiert werden. Entweder man installiert ein vollwertiges Betriebssystem, bspw. eine Windows Umgebung über die Virtualization Station auf dem QNAP und darin dann die ecoDMS 18.09 (apu) Version. Oder?! Ihr macht es so wie ich und nutzt die QNAP Container Station in der ihr dann den ebenfalls die bei ecoDMS erhältliche Version als Container ecoDMS 18.09 installiert.
Letzteres geht meiner Meinung nach um einiges schneller, ist schlanker und im Hinblick auf Datensicherungen und Migration weitaus flexibler. Die Anleitung für die Installation von ecoDMS in der Container Station könnte ihr in einem separaten Artikel unter dem nachstehenden Link ecoDMS installieren nachlesen. Welche Struktur ihr wählen solltet und wie ecoDMS für eure Bedürfnisse am geeignetsten konfiguriert, lässt sich unter anderem im FAQ von ecoDMS nachlesen. Es gibt auch auf YouTube viele sehr gut erklärte Anleitungen. Zu empfehlen ist für den Einstieg dieses Video .
Der ScanSnap Scanner
Ich kann ganz klar sagen, der ScanSnap ix1500 Scanner ist für den ambitionierten Heimanwender ein Top Gerät. Einfach Klasse, wie präzise die Seiten nur so durch den Scanner huschen. Aber von vorn! Der Scanner wurde natürlich nach Erhalt sofort ausgepackt und eingerichtet. Einige Tage habe ich mit den verschiedenen Einstellungen gespielt, um mir dann für den ausstehenden Testbericht ausreicht Wissen aneignen zu können. Dabei ließ sich der Scanner so schnell einrichten, dass ich die einzelnen Schritt nicht dokumentiert habe.
Also habe ich kurzerhand sämtliche Einstellungen zurück gesetzt und mich dazu entschieden, einen separaten Bericht dazu zu verfassen. Lest mehr im Artikel ScanSnap ix1500 Dokumentenscanner im Test.
Kommentare 9
Mic-Re
Hallo,
An alle, die mit Geräten von Scan Snap liebäugeln.
Ich habe einen ix500 zu Hause und meine Firma benutzt einen ix1500.
Beide Geräte haben zwei riesige Mankos:
1) beide können nicht direkt auf eine lokale Netzwerkrescource scannen obwohl sie beide im Netzwerk laufen. Da Fujitsu das direkte Scannen (also scannen ohne einen Rechner zwischen zu schalten auf dem eine Software laufenmuss) in verschiedene Cloudservices implementieren konnte ist es mir schleierhaft wieso sie das DIREKTE Scannen in einen Netzwerkordner nicht auch implementieren konnten. Das ist ja nun wirklich kein Hexenwerk. Ich kann es mir nur so erklären, dass sie dies bewusst nicht implementiert haben - und hierfür sehe ich nur einen Grund: weil sie es nicht konnten, wahrscheinlich wegen Patenten und Patentverletzungen.
Die von Fujitsu angebotenen CloudServices sind mMn für europäische Firmen grenzwertig in legaler Hinsicht, da die implementierten Cloudservices alle nicht in EU sondern ausschließlich USA sitzen und somit nicht DSGVO-konform sind. Damit gibt man sensible Daten von Kunden und der Firma an Dritte weiter von denen man nicht weis, ob sie diese Daten unerlaubt an Vierte weitergeben.
Zu Hause habe ich folgenden Workaround eingerichtet:
Ich habe die Scansnap Software auf meinem Android Handy und einem Android Tablet installiert, welche mehr oder weniger immer laufen.
Somit geht das Scannen recht schnell - Software starten und los.
Damit die Scanns dann schnell auf dem NetzwerkOrdner meines QNAP landen, habe ich jeweil noch eine SyncSoftware installiert: FolderSync Pro, welche mir die Datein mit einem klick auf das NAS verschiebt.
In der Firma haben sie diese Möglichkeit nicht implementiert, hier MUSS zwangsläufig auf einen bestimmten PC und MAC gescannt werden und dort von Hand ins Netzwerk verschoben werden! Derzeit suchen wir nach einer Möglichkeit dies vielleicht mit einem Raspi zu lösen der permanent unbemerkt läuft und auf dem die Fujitsu AnnahmeSoftware läuft und der die Dateien dann in einen Netzwerkordner verschiebt.
2) Beide geräte haben Probleme mit aufgeklebten Bons und Rechnungsschnipseln.
Fujitsu hat eine Funktion implementiert die beim Einziehen der Blatter eine Überlappung mit dem nächsten Blatt verhindern soll. Eine solche Überlappung findet aber äusserst selten statt, zB bei schief eingelegten oder ungeraden Blättern. Leider werden aber alle aufgeklebten Bons als eine solche Überlappung interpretiert und dies führt zu Scann Abbrüchen.
Es ist leider nicht implemantiert dass man ienfach sagen kann: "Is OK.... ignoriere das einfach!
Ansonsten sind die Geräte sehr gut!
jm2c
Grüße Mic
MarGol
Hallo Christian,
erst einmal vielen Dank für die Berichte, die ich mir im Detail durchgelesen habe und auch die entsprechenden Internetquellen angezapft habe. Du hast mich motiviert!
Ich habe die Aufgabe, dass ich für die nächsten 10 Jahre die Unterlagen der inzwischen aufgelösten GmbH einlagern muss und zudem auch viele private "Haufen" Papier gerne elektronifizieren möchte, also steht der Einsatz eines DMS an.
Da ein QNAP TS-351 mit genug Plattenplatz und 16 GB RAM bereitsteht, war ecoDMS schnell als Container installiert.
Der vorhandene Scanner ist alt und nicht mehr so zuverlässig, daher soll ein neuer her.
(Bei meinen ersten Versuchen, Dokumente mit 8-12 Blättern mit dem alten Scanner zu scannen, kam ich zum Ergebnis, dass es recht viele Doppeleinzüge gab und nur durch einzelnes Zuführen, sichergestellt ist, dass alle Seiten gescannt sind. Das ist aber nicht mein Plan.)
Nun zur Überlegung, welcher Scanner soll es denn werden?
Erst war ich vom Fujitsu IX1500 recht angetan, aber ich fand einen Haken. Weder TWAIN, noch ISIS, noch SANE, noch WIA-Schnittstelle ermöglichen es der ecoDMS oder anderer Software, den Scanner direkt anzusprechen. Und aus meiner Sicht fehlt bei umfangreichen Scanaufträgen auch eine Netzwerkschnittstelle neben der WLAN-Anbindung. Neben dem Platz, wo der Scanner hinsoll, steht ein managementfähiger HP-Switch, da ist noch was frei.
Der IX1500 gefällt mir wegen der DMS-Software schon sehr gut, aber er ist halt proprietär ausgelegt.
Ich bin nach einiger Überlegung zu dem Entschluss gekommen, einen Brother ADS-2800W anzuschaffen. Die Kosten liegen in der Region vom Fujitsu, bestellt ist er und kommt wohl Ende der Woche. Dann erst kann ich mit den Versuchen weitermachen.
P.S. Ich wohne in Südfrankreich und habe die Angebote verglichen, bei Amazon.FR und anderen französischen Anbietern habe ich 2 Jahre Garantie und bei amazon.DE 3 Jahre Garantie. Also habe ich in Deutschland bestellt.
Bin mal sehr gespannt, wie der "Neue" mit einem Stapel ehemals getackerter Belege umgehen wird. Ob es wieder so ein Gewurstel wird oder ob es zackig läuft.
Ich werde berichten...
Gruß Markus
christian Autor
Ich hab seiner Zeit viel Arbeit in das Thema gesteckt. Aber nachdem ich den Scanner zurück geschickt hatte, ist das Thema wieder eingeschlafen. Leider. Irgendwann werde ich mir solch einen Scanner kaufen und es dann final einrichten. Bin gespannt auf dein Feedback zum Scanner von Brother.
MarGol
Hi Christian,
ich bin auch gespannt!
Leider findet man für speziellere Produkte, wie Dokumentenscanner keine vergleichende Tests. Wenigstens habe ich keinen gefunden.
Bei unserem alten Canon ist mir aufgefallen, dass die OCR-Erkennung ewig dauert, wenn der Scanner denn die Seiten ohne Doppeleinzug eingescannt hat.
Die OCR-Erkennung wird bei dem alten Scanner wohl zwingend direkt nach dem Scannen vorgenommen. Trotz flottem Rechner dauerte es dann "gefühlt" ewig, bis er fertig war und das nächste Dokument gescannt werden konnte.
NaJa, warten wir es ab.
Gruß Markus
christian Autor
Bin gespannt auf dein Feedback.
Lg
Christian
Tonictrinker1
Ich nutze einen ScanSnap S1300i und bin begeistert. Er produziert durchsuchbare PDFs.
Allerdings mache ich das nicht so professionell, ich bename die Dateien und lege sie in einer Ordnerstruktur ab. Gesichert wird das Ganze automatisch dreifach inklusive Snapshots.
Beim Finden unterstützt mich QSirch gut. Das Programm hat sich echt gemausert.
Alles auf Papier war für mich auch immer eine Katastrophe, wo heftet man es ab, wo ist der Hefter, wo ist das Papier das man sucht? -.-
meMyself
ohhh ... ich dachte/hoffte Du schreibst etwas mehr über ecoDMS
christian Autor
Ich sehe das so, ich teste was ich brauche bzw. was für mich von Interesse ist. Im Prinzip ist das für mich wie eine Online Doku, wo ich selber immer nachschlagen kann. EcoDMS hat viele super Anleitungen woran ich mich auch orientiere, da muss ich nicht alles wiederholen
Schade um diese Zeit.
Capitaneus
Papierloses Büro, ne nix für mich.