Papierloses Büro mit QNAP, ecoDMS und Fujitsu ScanSnap Scanner

Ich lese immer wieder von dem papierlosen Büro, doch so richtig vorstellen konnte ich mir bis zu dem Punkt, an dem ich mich dann selbst damit beschäftigt habe, nichts vorstellen. Obwohl heutzutage schon viele Verträge und Rechnung per E Mail eintrudeln, fehlt irgendwie eine gescheite Verwaltung und dann kommen da doch tatsächlich immer wieder diese weißen Dinger "Umschläge" genannt. Die werden bis dato immer schön in Ordnern wie Rechnungen, Verträge, Versicherungen etc. wegsortiert. Doch zugegeben, das nervt schon ein wenig! Zumal ich vom Wahn einer clean Desk Policy getrieben bin und die Ansammlung an Ordnern mit mehr oder minder wichtigen beziehungsweise nützlichen Dokumenten im Büroschrank gerade in der heutigen digitalen Zeit schon fast überflüssig geworden sind.


Was brauche ich für das papierlose Büro?


Meiner Ansicht nach braucht es dazu mehrere Dinge um das Thema papierloses Büro erfolgreich umzusetzen. Da wären einerseits die passende Hardware und natürlich auch die richtige Software. Beim Thema Hardware war zumindest die Frage worauf soll die benötigte DMS Software installiert werden und wohin werden die Daten gespeichert schnell geklärt. Die Software wird natürlich zentral auf meinem QNAP NAS installiert und somit lokalen Netzwerk verfügbar sein. Doch welche Software soll zum Einsatz kommen. Hier habe ich mich nach längerer Recherche und letztendlich dank positiver Berichte von tuxflo und frosch2 für das ecoDMS von der Firma ecoDMS entschieden. Eine Neuanschaffung der aktuellen ecoDMS 19.09 (apu) Lizenz kostet 89 €. Ein Upgrade von einer älteren Version liegt bei 69 €.


Fehlt noch der geeignete Scanner, der aus handfesten Papier virtuelles zaubert und dies bitte gleich auf meinem QNAP NAS speichert. Der vorhandene Flachbettscanner ist für gelegentliches scannen mehr als ausreichend, setzt jedoch einen PC voraus an dem man den Scanner betreibt und ohne Duplex Scan, macht es auf Dauer sicherlich wenig bis gar keinen Spaß. Da ich mich mit Dokumenten Scanner kaum auskenne aber vom Arbeitsplatz einen Fujitsu N7100 im täglichen Einsatz kenne, habe ich mich im Portfolio von Fujitsu umgesehen. Der N7100 ist ohne Frage ein Top Gerät aber für meinen Einsatzzweck dann doch eine Nummer zu groß und auch in der Anschaffung zumindest für mich zu teuer. Jedoch hat Fujitsu auch anderen Geräte im Angebot.


Ich habe dann auf Facebook den Kontakt mit Fujitsu gesucht und in zwei bis drei Sätzen mein vorhaben beschrieben habe. Am nächsten Morgen befand sich dann zu meiner Überraschung eine E Mail von Fujitsu im Postfach. Man bot mir an, den iX1500 für 4 Wochen testen zu können. Ein kurzer Preis Check und ein positives Ohh, der kostet ja weit unter der Hälfte des N7100.

Also habe ich der netten Damen geantwortet und ihr meine Adresse für das Testgerät mitgeteilt. Wenige Tage später kam ein Paket von Fujitsu bei mir an. Dazu weiter unten mehr.


Eine Sache fehlt aber immer noch. Das wohl wichtigste das man nicht kaufen kann! Die Rede ist von der notwendigen Disziplin, denn ohne diese nützte weder die beste Hardware noch Software etwas!


Das eingesetzte QNAP NAS


Leistung ist bekanntlich immer gut und eigentlich nur doch mehr Leistung zu ersetzen. In meinem Fall setze ich eine QNAP TVS-871U-RP i3 mit 32 GB Arbeitsspeicher ein. Darauf laufen bereits 24/7 andere Applikationen und nun kommt eben noch ecoDMS hinzu. Die aktuell installierte Firmware ist QTS 4.3.6.0805. Dieses gerät ist aber kein muss und das Vorhaben papierlos mit Hilfe von einem DMS lässt sich auch mit kleineren und nicht so leistungsstarken NAS umsetzen. Ihr müsst aber darauf achten, dass euer NAS einen Intel oder AMD Prozessor verbaut hat. Denn ARM Geräte unterstützen die Virtualization Station und auch die Container Station nicht. Jedoch ist mindest eine von beiden zwingende Applikation Voraussetzung für die Installation!


Die DMS Software


Die ecoDMS kann auf zwei Wegen auf dem NAS installiert werden. Entweder man installiert ein vollwertiges Betriebssystem, bspw. eine Windows Umgebung über die Virtualization Station auf dem QNAP und darin dann die ecoDMS 18.09 (apu) Version. Oder?! Ihr macht es so wie ich und nutzt die QNAP Container Station in der ihr dann den ebenfalls die bei ecoDMS erhältliche Version als Container ecoDMS 18.09 installiert.


Letzteres geht meiner Meinung nach um einiges schneller, ist schlanker und im Hinblick auf Datensicherungen und Migration weitaus flexibler. Die Anleitung für die Installation von ecoDMS in der Container Station könnte ihr in einem separaten Artikel unter dem nachstehenden Link ecoDMS installieren nachlesen. Welche Struktur ihr wählen solltet und wie ecoDMS für eure Bedürfnisse am geeignetsten konfiguriert, lässt sich unter anderem im FAQ von ecoDMS nachlesen. Es gibt auch auf YouTube viele sehr gut erklärte Anleitungen. Zu empfehlen ist für den Einstieg dieses Video .



Der ScanSnap Scanner


Ich kann ganz klar sagen, der ScanSnap ix1500 Scanner ist für den ambitionierten Heimanwender ein Top Gerät. Einfach Klasse, wie präzise die Seiten nur so durch den Scanner huschen. Aber von vorn! Der Scanner wurde natürlich nach Erhalt sofort ausgepackt und eingerichtet. Einige Tage habe ich mit den verschiedenen Einstellungen gespielt, um mir dann für den ausstehenden Testbericht ausreicht Wissen aneignen zu können. Dabei ließ sich der Scanner so schnell einrichten, dass ich die einzelnen Schritt nicht dokumentiert habe.


Also habe ich kurzerhand sämtliche Einstellungen zurück gesetzt und mich dazu entschieden, einen separaten Bericht dazu zu verfassen. Lest mehr im Artikel ScanSnap ix1500 Dokumentenscanner im Test.




Kommentare 4

  • Ich nutze einen ScanSnap S1300i und bin begeistert. Er produziert durchsuchbare PDFs.

    Allerdings mache ich das nicht so professionell, ich bename die Dateien und lege sie in einer Ordnerstruktur ab. Gesichert wird das Ganze automatisch dreifach inklusive Snapshots. (:

    Beim Finden unterstützt mich QSirch gut. Das Programm hat sich echt gemausert.


    Alles auf Papier war für mich auch immer eine Katastrophe, wo heftet man es ab, wo ist der Hefter, wo ist das Papier das man sucht? -.-

  • ohhh ... ich dachte/hoffte Du schreibst etwas mehr über ecoDMS ;-)

    • Ich sehe das so, ich teste was ich brauche bzw. was für mich von Interesse ist. Im Prinzip ist das für mich wie eine Online Doku, wo ich selber immer nachschlagen kann. EcoDMS hat viele super Anleitungen woran ich mich auch orientiere, da muss ich nicht alles wiederholen ;) Schade um diese Zeit.

    • Papierloses Büro, ne nix für mich. ;)